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物资流通企业属资金密集型企业，资金使用的安全和效益问题关系到企业生存和发展。加强财务管理，特别是对资金的监督管理，需要有有效的管理和监督手段。实行资金的全过程跟踪管理是财务管理在管理思想和资金管理模式上的重大变化，它使资金管理和业务管理有机结合，可以充分发挥财务管理的职能作用。
物资流通企业属资金密集型企业，在市场经济条件下，资金使用的安全和效益问题关系到企业生存和发展。加强财务管理，特别是对资金的监督管理，不仅要建立健全规章制度，而且要有效的管理和监督手段。借助计算机管理手段，实现对资金使用的全过程的跟踪管理，是一种积极、有效的手段和尝试。
１．现状及需求分析
物资流通企业资金使用主要包括经营、投资和筹资等方面，其中以经营性资金的使用为主。经营活动一般包括商品采购、库存、发料、托收、回款几个环节，在整个经营过程中，伴随着商流、物流，资金流也贯穿始终。从资金的角度考虑只有实现货款的回笼一笔业务才算真正完成，对其的核算和考核也才真正有意义。目前对资金的管理、核算主要按会计科目，同时按往来单位、部门、责任人、商品类别区分，对经营活动的实际业务流程和资金流的情况反映不够。资金使用的来龙去脉不清，资金科目余额的组成不清，容易出现和往来单位的帐目差异。
实行财务细化化核算以来，给企业财务核算和加强管理带来很大便利，但由于其主要作用是事后核算，对整个业务过程的监控较宏观和不直观，降低了资金使用的安全性和效益。
实行资金的全过程跟踪管理是财务管理在管理思想和资金管理模式上的重大变化，不仅按会计科目核算和管理资金，而且按业务事项对资金使用进行监督管理，从而使资金管理和业务管理有机结合，这样更符合流通企业管理的内在要求，使管理工作更微观和深入，可以及时、直观发现经营过程中的问题，充分发挥财务管理的管理和监督职能，是财务细化核算的深化和补充。
２．系统分析
建立资金全程跟踪管理系统的目标：是指对经营活动（或投资、筹资项目）的每一业务的各环节使用资金的金额、时间、属性进行记录，从而对经营活动从商品采购、入库、发料、托收、回款的全过程的资金流进行及时、有效的监督管理，从而提高资金使用的安全性和效益。
２．１与现行系统的关系
目前，铁路物资流通企业普遍采用总公司基于ＡＬＰＨＡ小型机和ＯＲＡＣＬＥ关系数据库的供销企业财务管理信息系统，该系统使用效果良好，特别是在实施细化核算以来，其在财务核算和企业管理方面发挥了重要作用。要实现对资金使用的跟踪管理，独立于现行系统开发新的系统，虽然开发难度降低了，但系统使用过程中，有大量数据和现行系统的帐务系统与商品核算系统相同，存在数据重复输入问题。为减少输入，如果考虑对现行系统的功能模块和数据结构修改，不仅工作量大，而且现行系统的数据结构要改变，不符合数据的一致性原则和历史数据存储、比较分析，且可能影响现行系统的正常运行。
通过对现行帐务子系统和商品核算子系统的数据流程图与资金跟踪管理系统的数据流程图进行分析比较可以看出，二者在数据流上相当部分相同，就是说，数据输入基本相同，只是前者商品核算的数据按细化核算分类编制凭证，进入帐务子系统，后者需要按业务标示号进入资金跟踪管理系统。因此理想的方案是数据的存储独立于现行的帐务系统和商品核算系统，数据输入尽量避免重复输入，充分利用帐务系统和商品核算时输入的数据，这样既可以减少输入，又可以避免帐务系统和商品核算系统的功能模块和数据结构的变化。 ２．２系统开发的关键
通过以上分析可以看出，系统开发的关键是新系统和现行系统的接口和业务标识号的归结。由于现行系统是采用ＯＲＡＣＬＥ大型关系数据库管理系统开发的，其开发工具ＳＱＬ＊ＦＯＲＭＳ有很强的功能，通过表格调用实现系统与现行系统的接口和数据输入共享，在技术上是可行的。同时在软硬件上不需要很多投入，经济上是合理的。
要实现对资金使用的全程跟踪管理系统的关键是对业务事项标识号确定。采用采购合同号作为业务标识号，既有标识作用，又有实际意义，同时又和ＩＳＯ９００２质量体系认证结合起来、强化合同管理，实际操作起来可行性好。
２．３资金跟踪管理系统的数据来源
采购合同：提供采购合同号、数量、价格、合同标的、交货单位、交货期等；点验单：除提供到货日期、实际点收数量、金额等内容外，同时提供采购合同号；发料单：提供发料单位、实发数量、单价等，同时按一定的记价方法（比如：先进先出法），通过点验单确定采购合同号；托收单：在提供托收金额等内容的同时，通过发料单确定采购合同号；托收回款银行帐单：通过确定托收号，确定采购合同号。
因此，按采购合同号确定业务事项，使其贯穿经营活动的全过程，从而实现对资金使用的跟踪管理是可行的。
通过以上分析，可以说，开发资金跟踪管理系统，对企业的经营和管理工作是必要的，在技术上、经济上和实际操作上都是可行的。
３．系统设计
３．１系统设计的总体目标
以最少的软硬件和人员投入实现对经营性资金以及投资、融资资金使用的全过程的跟踪管理，直观及时地反映资金使用过程中的不同状态，强化对资金的监管，提高资金使用的安全性和效益，为企业强化管理和提高效益服务。
３．２软硬件的选择
硬件以现行的多用户主机为主，软件以ＯＲＡＣＬＥ数据库和Ｃ语言为主，并以现行的帐务系统和商品核算系统为基础，保持与现行系统的兼容性、共享性，以降低开发、维护成本。
３．３系统设计的基本思路
数据存储独立于现行帐务系统的数据，数据的输入尽量与帐务系统和商品核算系统共享，避免数据的重复输入。
３．４系统体系结构和功能
体系结构指处理程序和数据之间的组织结构，本系统体系结构采用星型结构，并依照“块内联系强、块间联系弱”的原则由“主题数据库＋四大功能模块”组成，体现“数据集中，程序开放”的思想，增强系统的易开发性。系统数据文件主要包括主题数据库、进发料库和托收库，主题数据库中和帐务系统主题数据库相同字段省去，利用ＯＲＡＣＬＥ关联查询，通过关键字段实现数据连接，以减少数据冗余。
３．５代码设计
采用“属性码＋主码＋辅码”，其中，属性码一位，用以区分经营、投资和筹资，主码对经营性资金采用采购合同号，对投资、筹资活动采用项目号，由于采购合同号可能出自多家供货单位，编码规则不一，为保证代码的唯一性，使用辅码，以便在采购合同号相同时用辅码区分。
３．６输入模块
数据的输入主要包括合同的输入、银行帐单、点验单、发料单、托收单的输入。除合同输入设计单独的模块外，其他的数据输入有两种方式：①利用ＳＱＬ＊ＦＯＲＭＳ表格调用特点，定义科目属性，通过帐务系统中凭证录入模块调用本系统的输入模块，属帐务系统的数据仍在原模块录入，其他不包括在帐务系统中的字段，如采购合同号、价格、数量、发料单号、发票号等字段通过功能键触发器调用新的模块界面进行数据录入，数据提交时利用提交触发子功能分别向两个系统的主题数据库插入数据，实现数据的独立存储，避免数据的重复输入；②对于商品核算自动转帐模块，使其按细化核算要求自动转帐生成的帐务系统数据的同时，按业务标识号，生成资金跟踪管理系统所需数据。 ３．７数据处理模块
由于数据是和帐务数据同时生成，而帐务数据只有审核、记帐才有效，为保持数据的一致性，需要进行数据处理，使与生成记帐凭证对应的数据生效。
３．８数据输出模块
按业务标识号进行数据的综合查询、反映经营活动各环节的资金使用状态以及每笔业务的经营情况，使查询具有易读性和直观性，并可打印查询结果。
４．系统实现的必要条件和需要注意的问题
由于业务本身的复杂性和多样性，而且和往来单位的款项并不是按每笔业务一清一结，存在余额滚动问题和分劈问题，因此要使经营过程中处于不同状态的资金按采购合同号进行归结，需要在管理上有新的要求。应通过加强采购合同的管理，规范业务流程以及人工干预来解决。这是系统实现的必要条件之一。
对于以往科目的余额有些很难按合同号归结，可使用同一标识号以便同新系统实施后数据区分。
在实际运行过程中，采购合同与发料单、托收单、银行帐单并非是一一对应关系，因此必要时要进行单据分割，使其对标识号的归结唯一。
以上主要针对经营性资金来讲，对于投资、融资资金的使用可通过确定项目编号进行同样的处理。
５．系统特点和功能评价
本系统的特点是基于原有的软硬件和应用系统，以最少的资金、人员投入和数据的输入，实现对资金使用的全程跟踪管理。系统实施效益表现在以下几方面：强化对资金使用的监管，使财务管理和业务管理有机结合，及时、直观发现经营和资金使用中出现的问题，提高资金使用的安全性和效益；有利于理清资金流动的来龙去脉，防止出现往来款项的差异，避免不必要的损失；改善流通企业收、发、存管理，促进流通企业整体管理水平的提高；通过对资金使用的全程监控，找出经营活动和资金使用存在问题的主要环节，重点解决，促进经营管理水平和效益的提高。
铁道物资科学管理 张少威 |
