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| 标准采购作业细则 | |||||
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作者：佚名 人气：434 全球最全的财富中文资源平台 |
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请 购 □ 采 购 第一节 一般规定 第六条 采购部门的划分 (一)内购：由国内采购部门负责办理。 (二)外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。 (三)总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。 第七条 采购作业方式 除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购： (一)集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。 (二)长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。 第八条 采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。 第二节 国内采购作业处理 第九条 询价、比价、议价 (一)采购经办人员接获"请购单(内购)"后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。 (二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于"请购单"上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。 (三)属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量)，采购经办人员于议价后，应于请购单"询价记录栏"中注明，经主管签认后呈核。 (四)对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。 (五)采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。 (六)"试车检验"的采购条件，采购经办人员应于"请购单"注明与厂商议定的付款条件呈核。 第十条 呈核及核决 (一)采购经办人员询价完成后，于"请购单"详填询价或议价结果及拟订"订购厂商""交货期限"与"报价有效期限"经主管审核，并依请购核决权限呈核。 (二)采购核决权限： 第十一条 订购 (一)采购经办人员接到经核决的"请购单"后应以"订购单"向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商于"送货单"上注明"请购单编号"及"包装方式"。 (二)若属分批交货者，采购经办人员应于"请购单"上加盖"分批交货"章以资识别。 (三)采购经办人员使用暂借款采购时，应于"请购单"加盖"暂借款采购"章，以资识别。 第十二条 进度控制及事务联系 (一)国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以"采购进度控制表"控制采购作业进度。 (二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制"进度异常反应单"并注明"异常原因"及"预定完成日期"，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。 第十三条 整理付款 (一)物料管理部门应按照已办妥收料的"请购单"连同"材料检验报告表"(其免填"材料检验报告表"部分，应于收料单加盖"免填材料检验报告表"章)送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，"请购单(内购)"的会计联须于第一批收料后送会计部门。 (二)内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。 (三)短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。 (四)超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。 第三节 境外采购作业处理(含进口事务、关务) 第十四条 询价、比价、议价 (一)外购部门依"请购单(外购)"的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于"请购单(外购)"注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。 (二)请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，会请购部门确认。 第十五条 呈核及核决 (一)比价、议价完成后，外购部门应填制"请购单(外购)"，拟订"订购厂商""预定装船日期"等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。 (二)核决权限 1.采购金额以CIF美元总价折合在×××元(含)以下者由经理核决。 2.采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由总经理核决。 (三)采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。 第十六条 订购与合同 (一)"请购单(外购)"经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。 (二)需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。 第十七条 进度控制及异常处理 (一)外购部门应以"请购单(外购)"及"采购控制表"控制外购作业进度。 (二)外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立"进度异常及反应单"记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。 (三)外购部门于外购案件"装船日期"有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立"进度异常反应单"记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。 第十八条 进口签证前("请购单(外购)"核准后)的专案申请 (一)专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发"输入许可证"，申请函中并应请求"国贸局"在"输入许可证"加盖"国内尚无产制"的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。 (二)进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请"输入许可证"之前准备"报价单"及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。 第十九条 进口签证 外购材料订购后，外购部门应即检具"请购单(外购)"及有关申请文件，以"申请外汇处理单"(需在一星期内办妥结汇时，加填"紧急外购案件联络单")送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向"国贸局"办理签证，并于"输入许可证"核准时通知外购部门。 第二十条 进口保险 (一)FOB、FAS、C＆F条件的进口案件，进口单位应依"请购单(外购)"外购部门指示的保险范围办理进口保险。 (二)进口单位应将承保公司指定的公证行在"请购单(外购)"上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。 第二十一条 进口船务 (一)FOB、FAS的进口案件，进口单位(船务经办人员)于接获"请购单(外购)"时，应视其"装运口岸"及"装船期限"并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。 (二)进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供进口结汇经办人员，于"信用状开发申请书"列明，作为信用状条款，向发货人指示装船。 (三)如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于"请购单(外购)" |
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