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文件控制管理制度--- 之规范化制度    热     ★★★ 【字体：小 大】
文件控制管理制度--- 之规范化制度

作者：佚名     人气：2685    全球最全的财富中文资源平台

1.0 目的
为了在对公司文件的编写、审核、批准、发放、运行识别、废除、保存等进行规范化管理，特制定本制度。
2.0 范围
本制度适用于本公司各部门所有文件和其他外来外发文件的管理。
3.0 职责
3.1 行政管理部文印室负责对文件编码、标识、文件格式原件（电子版）存档、发放记录、控制管理、废除文件回收等管理工作。
3.2 公司机密、机要文件均由总经理批准，其他外来文件及部门文件由相关部门主管批准，特殊申报须由总经理批准。
3.3 各部门负责本部门文件的编写、登记、保管，以及相关外来文件的识别，并对本部门的文件进行整理、归类、保存。各部门负责对文件的编写并参与文件的正常执行，企管部协助编写及文件格式、标准的审核,并跟进督导文件执行。
3.4 管理者代表负责质量管理类文件的审核。
3.5 法务部负责合同类文件的法务审核，财务部负责相关财务、薪资制度、报表、凭证的审核。
3.6 企管部负责本制度的最终解释权及文件格式的审核，总经理负责本制度的批准执行。
4.0 定义
4.1文件清单：指发放文件的一个清单，按文件发放时间，以文件名排序。
4.2文件目录：指文件的内容简介。
5.0作业内容
5.1 文件的分类
5.1.1管理制度类文件：由企管部审核，总经理批准。包括：公司和部门管理制度、程序文件。如员工薪资管理制度、行政管理制度、质量管理体系管理制度、仓库管理制度、委外加工作业管理制度等，须加盖受控章。
5.1.2公文类文件：包括部门公告、规定、说明类和人事部人事调令、奖罚通知类。
5.1.3合约类文件:由部门负责人编制，文件格式由企管部审核，总经理批准。包括：公司各部门与外部机构签订的各种经销合同、采购合同、项目合作合约、劳动合同、还款计划书等，须加盖受控章。
5.1.4表单类文件：包括各部门报表类、凭证类和部门工作联络表和工作报告等。 财务报表及凭证须经财务部审核并加盖受控章。
5.1.5指导书：由部门项目、技术负责人编制，厂长核准。包括：流程图、工艺指导书、操作手册、工艺技术标准等，须加盖受控章。
5.1.6外来文件:包括行政法规、标准类，广告类以及部门外来外发文件。部门外来外发文件要经负责该项业务的部门主管确认，主管该项业务的部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性。
5.1.7机密文件：只限于高层管理者有权查看或授权查阅，保管者不得外泄。如公司新技术研发文件、项目合同及相关特殊合同等涉及到高度利益性文件，须加盖机密章。
5.1.8机要受控文件：必须由总经理批准执行，只在少数受控部门发放的文件。如采购询价单、员工薪资管理制度等，须加盖机要章。
5.1.9普通文件：由部门主管批准葱械牟棵拍诓课募⒉棵帕绲ァ⑼ㄖ取Ｈ缛耸碌髁睢⒒嵋橥ㄖ取?5.2文件的编码和文字类型及文字格式
5.2.1各部门修订或编写、申请新增文件时，应按公司文件管理制度，咨询文印室进行文件编码，并进行登记。所有文件必须符合编码规定，文字或格式必须符合公司CIS要求，以便对公司文件的整体视觉形象进行统一。
5.2.2本制度中公司简称、部门简称均采用中文字拼音的首位字母大写为标准，如果出现相同简写则加上主管部门的简称如：生产部“SC”和市场部“SC”，则在市场部的前导面加上业务“YW” 则市场部简称为“YWSC”。

5.2.3管理制度、指导书类文件编码格式：
5.2.4A：公司简称 B：编制部门简称 C：文件流水序号
D：文件版本号（用1.0、1.1…等表示）
5.2.5表单类文件编码格式：
5.2.6A：公司简称或部门简称 B：表格流水序号
C：表格版本号（用1.0、1.0…等表示）
表格文件为公司通用A使用公司简称，为内部部门使用则用部门简称
5.2.7公文行文编码格式：
5.2.8A：为南京市简称 B：为公司简称 C：为部门简称
D、G：为编码统一格式固定字 E：为文件编写年份 F：为自然序列号
5.2.9外来文件编码格式：
5.2.10A：外来文件通用代码 B：文件接收月份和日期 C：文件流水序号
5.3文字格式和类型
5.3.1公司公文行文类文件文头统一用黑体一号字，文件编号用宋体加粗三号字，文件标题用黑体小二号字，文件内容用宋体小四号字。
5.3.2管理制度类、指导书类、合约类文件标题统一用宋体小二号字，内容统一用宋体小四号字。
5.3.3表单类文件：标题统一用黑体加精小二号字，文件编号用宋体四号字，内容用宋体小四号字。因为表单类文件的特殊性，表格内容字体可适当缩小，依表格大小而定。
5.4文件发放程序及记录
5.4.1文件格式经企管部审核、总经理批准后，由文印室加盖相应控制章后，按文件要求涉及所需的文件数量复印并发放到相关部门。
5.4.2普通部门行文文件经部门经理批准后即可生效执行，具体见文件评审、审核、批准及保存期限一览表。
5.4.3文件评审、审核、批准及保存期限一览表见附表一。
5.4.4普通行文类文件加盖公章即可生效。
5.4.5关于部门经理（主管）财务人员、销售人员、工程技术人员（含）以上人员的任免文件需要经总经理批准加盖公章，其他人员任免文件人力资源部经理批准，按人力资源管理制度执行并加盖人力资源部章。
5.4.6文件发放要按文件发放情况登记表进行登记
5.4.7文件发放情况登记表见附表二
5.4.8文件发放情况登记表应每月交文印室验收并登记保存。
5.5文件清单及文件目录
5.5.1为方便文件的查询与监控，文件管理人员应对保管的文件列出文件清单及文件目录，并及时进行更改及更新。
5.5.2文件清单、文件目录见附表三、附表四。
5.6文件的保存
5.6.1文件格式的原件（电子版）由文印室进行保存，文件原件由相关行文部门保管。
5.6.2文件的影印副本由下发的各部门按文件5.5要求的制定相关的文件清单和文件目录进行记录保存。
5.6.3公司机密文件由文印室专人保管，没经总经理批准或授权，任何人不得查阅、影印。
5.6.4各部门机要文件由部门主管或经理保存，普通文件可由部门文秘保存。
5.6.5任何人不得在正式文件上加标记、或书写任何文字、字母、符号等。
5.7文件的回收及废除
5.7.1受控文件经１０次更改后（修改状态从“０”到“９”）或文件需大幅度修改时，可以作废，但受控文件的发放部门必须发放新版本受控文件后，才能把旧版本作废。文印室按文件发放记录回收作废版本后，除保留一份存档外，其余要加盖废除章并及时销毁。
5.7.2文件和资料发放、回收记录表见附表五
5.8文件的复印
5.8.1各部门不得擅自影印受控文件。

5.8.1机密、机要文件统一由文印室根据文件发放要求影印。
5.8.2文件发放后，若有其他部门需要加印的，需写加印申请，并经部门主管或总经理批准后方可加印。
5.9文件的编制格式及文件传真的收发
5.9.1管理制度类文件格式见附表六
5.9.2公文行文类文件格式见附表七
5.9.3表单类文件格式见附表八
表单类文件的表头应符合本制度规定，表单内容可根据部门需要自行设计但格式需要经企管部审核。
5.9.4指导书类文件格式见附表九
5.9.5合约类文件格式见附表十
5.10文件的收发
5.10.1普通文件对外传真应经部门主管或经理批准，并加盖传真发出章方可传真。
5.10.2机密、机要文件的对外传真需经总经理批准，并经文印室加盖传真发出章方可传真。
5.11传真文件的接收
5.11.1传真文件接收后要进行接收登记
5.11.2传真文件接收登记表见附表十一
5.11.3接收传真后应交该项目负责人批准，加盖传真受控章后监控发行。
6.0支持文件及表格
《文件评审、审核、批准及保存期限一览表》
《文件发放情况登记表》
《文件清单》
《文件目录》
《文件发放回收记录表》
《管理制度类文件格式》
《公文行文文件格式》
《表单类文件格式》
《指导书类文件格式》
《合约类文件格式》
《传真文件接收情况登记表》
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