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思科研究(6):\全在网上\--思科联网应用之实践篇           ★★★ 【字体:
思科研究(6):\全在网上\--思科联网应用之实践篇

作者:佚名     人气:209    全球最全的财富中文资源平台

毫无疑问,思科是应用互联网最成功的企业之一。从每天高达数千万美元的订单管理,80%的客户支持,到全球员工的服务和管理,互联网为思科在2000财年节省了14亿美元的费用;2001财年高达17亿美元。许多公司都十分渴望学习思科应用互联网的实践经验,了解互联网如何帮助思科大大地提高生产力,使思科成为备受尊敬的企业。
    使信息唾手可得
    无论在公司内部还是外部,思科对互联网的应用都十分广泛,并认为自己拥有一种"互联网文化"。在客户响应方面,思科最早将互联网应用到客户支持部,允许客户进入思科的内部网来获得解决问题所需要的相关信息。网站成为思科客户服务的重要工具,让客户多在网上进行业务往来,更能节省公司的时间和费用。按照思科的统计,通过互联网,从订货到发货的周期缩短了5个星期,订单的出错率也从33%下降到2%。在2000财年,思科预测自助式技术支持服务为公司节约了1.73亿美元,在线软件定制节约了1.51亿美元,在线软件下载节约了1.18亿美元,产品相关文件下载节约了0.64亿美元。
    思科网络化应用的另一个实例是员工名录。对于这家只有17年历史的公司来说,由于公司迅猛发展,员工数量持续迅速增长,刚印好的员工通讯录不到一个月就会作废。工程师们建立了一个在线的员工名录,很快就在公司上下得到应用,全面替代了打印的通讯录。尽管这种电子名录可能更流失出去,但是为了让员工更容易相互获取信息,思科认为值得冒这个险。后来,思科的这个员工名录从一个由员工自行管理的应用程序发展到一个中央维护的大型程序。在员工名录里,除了个人联络信息的e-mail、电话、地址等信息外,还包含了组织信息,让用户能够清楚地看到一个员工在思科的组织体系中占据的位置,他向上汇报给哪些人,又有谁向他汇报。当员工变换工作或得到提升时,他就改变或更新自己的联络信息。此外,名录中还列出了员工的序号,从中可以看出一个员工在思科工作时间的长短。思科的员工体系结构庞大,持续增长,并且随时进行着动态调整。网络化的员工名录,使每一名员工可以方便地查到其他任何人的联系方式和在公司的地位;通过名录历史资料的变化,公司人力资源部门还能进行组织分析。
    互联网的发展让思科早已定下的"信息共享"这一基本策略变得更加容易实施。通过内部网,思科可以在全球范围内发布公司和员工资料,并对这些资料的应用进行中央调控和管理。在不危及数据安全的前提下,网络让思科的员工、供应商和客户都能够方便的获得他们想要的资料。
    作为思科的一名员工,你几乎可以在网上独力完成任何事情,因为有不同的软件帮助你完成各种工作--制定会议日程,预订会议室,报销旅行开支,调整工资抵扣,等等。这项网络应用减少了思科对人力资源的需求,提高了生产力。在网络环境下自助工作,对员工提出了更高的要求。思科的新员工们一进公司就被推到了网络面前。星期一早晨是所有新人报到的日子,他们那一整天都将接受适应性培训,了解思科网络应用系统和需要访问的重要网站。通过适应性培训,思科向新员工展示其工作方法。在当天,新员工还会获得一部电脑和电话,准备在第二天开始正式工作。
    思科内部网里的"员工在线"(the Cisco Employee Connection,通常被简称为CEC)是大部分员工访问的第一个站点,因而也是思科商务流程自动化的一个鲜活的实例。在这里,所有员工管理方面的文书全部在网上完成。

    员工管理程序
    基于网络的员工管理程序让经理们能够获得更多的有关员工的信息;同时,这些程序也赋予了经理们更多的人事职责。一个经理要做的很多事情都被自动化,并且连接到一个称为"经理仪表板"的屏幕中。当经理们进行半年一次的员工评估时,他们可以为每个下属生成一个帐户,里面包含了该员工的工资、奖金、培训记录、累计假期、头衔记录、所有业绩以及个人资料。通过这些工具,经理们既可对部下进行个别考核,又能把他们作为一个整体进行考核。这些工具节约了经理评估员工的许多时间。经理们可以反复对部下以个别或整体的方式进行考核,所依据的都是最新数据。思科发现,这些应用程序还可以提高经理们的生产力,从而节约成本。以前,思科的每位经理每年都要花将近120个小时来评估他的部下,制定他们的薪资结构。在使用这些网络化的人力资源工具后,思科估计每位经理每年至少可以节约25个小时,全公司因此每年节约了700万美元的成本。
    员工管理程序不仅改变了思科经理们的工作方式,同时也改变了人力资源在公司里的角色。思科的人事工作不再像以前那样有那么多的日常事务需要处理,其中的很大一部分已经下放,由员工和经理们自行完成。人事工作现在更像是业务顾问,协助经理们处理招聘、选拔、培训和技术训练等内部工作。采用网上技术工具也是思科文化的体现。
    例外管理
    在思科,内部程序将经理们许多日常管理上的决策自动化了。经理的责任与其说是制定规则,不如说是对一些特殊个案作出决定。以出差预定系统和支出系统为例。一般来说,公司控制出差费用是通过审批来实现的,员工在出差之前必须得到管理层的批准。但是,思科的规则是允许员工自行决定出差行程,从各个协议服务商里任意选择航班、汽车和酒店。为了将差旅支出系统自动化,思科选择了与美国运通公司进行合作,为每个员工都办了一张运通卡。当员工需要出差时,他们会访问公司内部网的差旅站点--思科旅行网,这个站点是由美国运通旅行社管理的。在输入出差目的地和预计出发时间后,思科旅行网会按价格和航空公司的顺序显示所有符合要求的航班。员工可以在线预订机票,费用会自动从他的运通卡内扣除。酒店的预订也可以用同样的手段完成。出差期间,员工用运通卡支付所有费用。因此,思科的经理们不必在部下出差之前审批他们的差旅计划,以及其差旅花费是否符合思科的规定。但是,如果某位部下从协议服务商以外的公司预定航班、酒店或租赁汽车的话,系统同样认可他的选择,但他必须事先提出正当理由。员工作出这种选择后,系统会自动生成一封电子邮件让他填写解释,并送到经理的电子邮箱。经理必须在48小时内作出是否批准员工的决定。但在多数情况下,只要员工这个特殊选择的开支不高于规定的标准,或者出超无几,经理们一般都会批准。如果一位经理在48小时内没有做出任何决定,将被视为他默认了这个员工的要求。在一般情况下,经理们都不会介入到出差或报销的流程中去。其他很多员工管理程序的运作模式也采取了类似的方式。思科将很多组织上的工作分散到下层进行,尽量简化各种条条框框,为的是鼓励员工发挥创造性、积极性和适应性。通过合理的规定和先进的业务流程的配合,这种权利的下放恰恰杜绝了错误的发生。
    大量应用电子邮件
    思科的员工主要使用电子邮件和语音邮件传递信息,员工每天到公司后的第一件事就是去检查电子邮箱和语音信箱,一天之内收到数十封电子邮件是很正常的事。思科为每个员工配备了一台笔记本电脑,并且支付他们在家中上网的费用。许多员工一回到家里就把电脑再次连接到公司内部网上。当然,普遍使用电子邮件,并不意味着它会妨碍人们见面、开会进行交流。同事之间可以通过思科的日程管理软件预定会议。

    总结
    思科对于信息化,有着自己独特的理解,以上所述只是思科网络就绪信息化的一部分。今天信息化的核心内容,就是要重新塑造关系,包括企业与内部员工的关系,企业与合作伙伴以及客户的关系,通过信息化工作的实施,使各种关系更加灵活,从而创造更多的商业机会,以及节省大笔费用。这是企业开展信息化的最终目的。
    在去年的经济动荡中,受互联网泡沫和美国经济下滑的影响,几乎所有国外大型通信企业都受到了冲击,思科虽然也未能幸免,但其完备的信息化系统使思科具备了能够快速的应变能力,减少了因经济下滑给思科带来的损失。尝到了信息化的甜头,思科的信息化投入非但没有减少,反而加大了信息化的投入力度。
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