很多中小型公司都曾经遇见过这种情况:在公司快速发展时期,商业需求大大增加,造成整个公司可利用的资源供不应求,首席信息官(CIO)不得不对从未预料过的局面快速作出判断——这就是所谓的“成长的烦恼”。 Marvel公司的首席信息官David Cho将这种情况形象的比喻为“成长岁月必经之痛”,Cho其实是在说他自己的实际经历:Marvel公司从无到有,从小到大,从当初的小型公司成长为如今的具有完备体系的中型企业,仅有200名员工的公司曾经一年中增加了50名员工,当然也面临过发展时期的种种挑战。 比如,Cho最近正在为一家潜在的合作伙伴的财务情况忧心忡忡——以前他根本不用考虑这些问题。毕竟,在小公司的IT投资中,成本因素才是最重要的。 “以前我们公司规模小的时候,根本用不着考虑这些因素。但是现在我们已经是中型企业了,必须要参考Sarbanes-Oxley compliance遵守法案这样的因素,以及如果与合作者关系中断后,可能给公司带来的信誉问题。”
1.正确规划IT系统 成长过程中的公司的IT系统配备就如同那些夫妻便利店的配备一样幼稚。其实,成长就意味着:该开始投资建设企业级的IT系统了。 Alba Aleman是一家位于Chantilly, Va.的IT集成公司总裁,她自己介绍,为了能够给人一个专业化的印象,去年公司开始投资建设一个财会系统。“我们知道,在市场化的竞争环境里,只有一个家庭规模的财会系统是远远不够的。” 反过来说,如果目前的条件已经可以满足办公需求,那就没有必要进行多余的建设。Norbert Kubilus是Sunterra Resorts公司的CIO,同时也是Tatum CIO组织(一家为发展中公司提供技术与财务咨询服务的专业公司)中的一员,他警告说:“有许多的发展中公司都在或多或少的过度建设基础设施,在Great Plains(一家专门开发面向中小型企业的应用程序的软件公司)的软件可以满足时,他们提出应该采用Oracle公司的软件;在戴尔的服务器就可以满足需求时,他们提出要购买顶级配置的服务器……” Kubilus的建议是:“作出的软硬件方案稍稍能够超过企业的现有需求就可以了,不需要超过太多”——IT管理者能够进行合理选择——既能满足企业要求,又具有合理的报价,比如说:选择数据库,不选择性能偏低的Acess,也不选择具有豪华配置的DB2,只需要SQL Server就可以适合一般的中小企业了。 另一种衡量企业IT系统成熟程度的方法是:时刻关注你的企业所在领域的最新技术动态。查看领域内的网络大事,订购商业杂志,或者和同行交流。Aleman就采用了这种方式:“我们一直在同市场上的其他对手相比较,无论他们的企业规模多么大”,她解释说,“我们需要了解对手都采用了什么样的严格标准,这样我们就可以清楚的知道下一个方向在哪里了。”
2.管理IT系统费用 当公司规模不大的时候,没有必要关心IT采购的费用高低。企业的PC和打印机并不是主要花费,企业的IT预算也不会太多。但当企业规模扩大后,就需要制定一个严格的条例来管理IT采购费用。刚开始可以列出一个当前使用的软硬件的详细列表,以及这些软硬件的用途和去向,这样同一部门内部的员工就不会重复采购进而浪费成本了。 同时,还需要设定下一步的采购方案,这样可以避免采用不兼容产品的情况出现。Kubilus认为:“对于发展中公司而言,标准是绝对重要的,通过采用标准的软硬件可以节约维护费用。” 技术增殖也是一个相关问题。Kubilus曾经应邀对一家生物公司进行IT基础设施评估,就遇到了这种情况:由于没有事先制定管理方案,这家公司购买了大批桌面终端,不但浪费财力,同时也增加了以后的维护成本。 Aleman提醒道:“一定要严格控制预算金额。”
3.根据企业IT需求随时调整预算 大型企业关心的是如何将IT与商业利益完美的结合起来,发展中的公司同样需要考虑这个问题。让IT为商业利益服务就意味着:所有的IT投资,包括软硬件以及员工工作时间,都要以商业价值为前提。比如如何减少产品交接时间,加速财务结算或增加在线销量等等。 对于一个习惯了斤斤计较的小公司而言,刚开始接触长期投资回报率问题时,会有些不适应。Swapalease.com网站的CEO Wil Schroter最近变现了1亿美元来进行网站投资,他对那些大中企业在规划未来一到三年的计划时显示出来的远见留下了深刻印象。举例而言:“一个大公司的IT管理人员会问‘这项计划中的哪些因素可以给我带来回报?’,而小公司的经理就会说‘这个计划花费太多了’或者‘这项计划现在就能起到效果么?’,一定要注意在规划保留长远目标。” 小公司需要平衡这两方面因素:一方面要尝试着为了获得良好的投资回报率而加大投资;另一方面,也不能投资力度过大,因为那样就要缴纳更多的税。 Bold Vision,LLC是一家业务遍及都柏林与俄亥俄州的IT咨询公司,其总裁Bruce Barnes建议:“IT必须要与商业目标紧密结合,要根据商业流程来设计IT业务。”或者,像Schroter说的一样:“不要自行其是,你作的每一项决定都与其他部门息息相关。” 系列2将会介绍IT管理人员如何应对随公司发展而带来的人力资源问题。 |