2．有效联系

　　强而有力的沟通对于团队利益非常重要。自然发生的种种沟通是最有效的（譬如在轻松交谈中建立的沟通），但是这些沟通方式需要先进科学技术的补助。要注意选择最适合团队的沟通方式。

　　·确保易接近性

　　团队内部如何沟通取决于团队的规模及成员办公的地点。最有效的沟通方式是非正式的直接交谈。有鉴于此，理想的状况是成员随时皆可轻易接近彼此，如果大家能在一起办公更好。倘若某些团队成员办公地点分开在外，应在所有办公地点之间建立有效的沟通管道，例如电话、传真、电子邮件或视讯设备，确保团队中各相关小组之间的对话管道畅通。

　　·沟通方式

　　团队的沟通方式有许多种，无论是正式的还是非正式的，在机构内还是要机构外。其中包括：

　　同事之间经常性的轻松谈话。这类沟通会形成非正式、遍及整个机构的“葡萄藤”沟通网；

　　传统的沟通方法，如：备忘纸条、传单、信件、报告、布告栏、传真和电话；

　　电子传讯方式，如：电子邮件、内联网络（公司内部网）、网际网路及公司用套装软件；

　　远距视讯会议设备和视讯电话，可到达国际商业社会的任何角落。

　　无论使用何种沟通系统，它们都只是起辅助作用，绝不能完全替代面对面的会谈。

　　·选择沟通方式

　　任何机构都会同时具有多种沟通模式。你不可能阻止“葡萄藤”沟通网的建立，它确实是沟通方式中较快、较有效率的一种。也正因如此，可以通过与每位同事建立社交联系，来运用“葡萄藤”沟通网。如果你须尽快与你的团队或整个机构联系，可利用电子通讯科技，如电子邮件。利用远距视讯通讯科技的团队工作方式，比较接近真实情况中合作的、非正式的风格，因为你可以在会谈中看到对方的反应。如果团队散布的地方离彼此都有一段距离，可试用这种方式。记住传统的沟通方法仍占有一席之地，如：备忘纸条与公布栏。任何人都可利用公布栏分享个人尚未得知的信息。

　　3．召开团队会议

　　团队会议开得是否有效率是考验领导能力的一个主要方面。要让会议开得有成效，关键在于每个与会者主动积极的参与。因此，要确定每位参加者皆了解每次会议的目的和会议对他们的期望。

　　·实现你的目标

　　每次会议都应有明确目标，让与会者就此目标交流信息和意见，以求达成目标。谨慎决定每次会议的目的，譬如：会议是要计划未来的行动还是讨论晋用新人的人事案呢？拟出议程并列出所有须讨论的要点，同时在开会前分发给各与会者，让他们有时间想想参加这个会议的目的，也可以让他们事前整理思绪准备发言。开会时应引导但不主导讨论，制定清晰的目标，以达到团队的共识。

　　·考虑频率

　　每两个礼拜至少召开一次团队进展会议，这么做才可使每个成员清楚整个团体计划和期限，而且也可藉此保持沟通管道的畅通。其他形式的会议，例如：机密的一对一会议、焦点小组会议、集思广益会议和汇报会议，都是为解决或讨论特定问题而开的，它们仅在必要时才召开。

　　·控制会议节奏

　　开会时利用事先准备的议程控制你自己的节奏。将议程上的议题分类，避免重复，接着分配每个议题的讨论时间并严格执行。要求会前先作好准备以节约时间。利落地开始会议并保持会议进行的速度，议程时间在七十五分种以内为宜，超过这个时间长度与会者的注意力会渐失。鼓励每个人发言，且言谈要简洁有力并与会议主题相关。会议开得越活泼，产生的意见越有创意。

　　·根据会议目的选择会议类型

　　团队会议

　　定期召开的会议，向整个团队报告最新状况。它是团队工作不可或缺的会议；让每个人知晓团队中其他成员的工作进度；会议进行的方式由团队领导者视何种讨论形式有效而自由地作出决定。

焦点小组会议

　　由具特定专业知识的次级团体召开的会议。因所有与会者都了解面临的问题，所以可有效解决问题，并从专业的角度探讨问题；因与会者皆是专家，所以无需会议主席。

　　改进会议

　　由次级团体定期召开、报告最新进度的会议。于一天或一周的开始设定议程；每隔固定的一段时间重新审视并修改议程；团队领导者紧凑地控制会议时间，以求时间的最大效用。

　　一对一会议

　　两人之间的私人会议。可以是正式的，也可以是非正式的；可涵盖任何个人或与工作有关的题目，包括不适作记录的机密事项。

　　集思广益会议

　　为研讨工作方式召开的团体会议。检验和改进工作方式入进度；包括全队参与的自由讨论；讨论出快速、实际、有效的解决问题的方法。

　　汇报会议

　　开会宣布特定的信息。向成员散布信息；会议由信息提供者主持；团队领导者扮演证实信息的主要检视者。
　　4．建立团队人际网

　　不论目标为何，每一个团队的成功在很大的程度上都须依靠良好的人际网。充分利用机构内与机构外的、正式及非正式的人际关系，给团队提供有价值的支持。

　　·了解支持所需

　　所有团队建立人际网时都须包含地位重要的朋友。在机构的最高层里，人际网须包含决策者（例如：总裁）、重量级人物（这些人的话资深管理人较会听从）、一位或一位以上的参与者（他们的任务视团队的表现而定），以及一位核准者（他可对推动工作进程中须申报的事项作正式的许可）。记住在机构内外建立可提升团队工作效率的人际关系。

　　·找位团队“大佬”

　　一位可当团队“大佬”的人物通常都是德高望重的人士，他或从机构内部或外部发挥作用，他不能出任四个主要角色中的任一角色（决策者、重量级人物、参与者和核准者）。团队起步时如遇困难或是往后发生危机时，就必须向你的“大佬”求助，请求他发挥影响力影响四个主要角色。“大佬”的作用在于解开僵局或防止冲突的发生。团队的生命周期倘若缺少这样一位值得尊敬信赖的顾问，推动工作会艰难许多。

　　·解除工作中的问题

　　公司传统的僵化制度会阻碍团队工作的成功。了解公司有哪些规则、规定和程序会造成团队工作和延误和困难。向你的“大佬”和在资深管理人之间建立的人际网求助，以便打通机构内有碍团队决策与行动的关卡。这类盟友能够影响呆板保守的同事，加速审核批准的程序。

　　·处理“找麻烦”的问题人物

　　注意人的因素：局外人引起的团队问题同样不可小看。工作压力、保守主义、妒忌自我保护主义或固执等等因素，都可以驱使一位局外人处心积虑破坏团队的效率。虽然许多这类情形可以用非正式的手段解决，但是如果能够的话，一定要避免正面冲突。请求重量级人士、决策者或团队“大佬”出面私下化解棘手的情况。如果制造麻烦者不听劝阻继续捣乱，只好向资深管理人反应，以解决纷争。

　　5．重视外围信息

　　没有任何人，也没有任何团队可孤立存在。团队、机构的其他部门及外部支援之间的双向信息流通，对团队工作效率有重要的影响。记住缺乏开放的沟通有碍团队的合作、团结。

　　·来自内部的沟通

　　团队的自然倾向，也就是它天生的优点

　　凝聚力，会逐渐变成一个缺点：团队可能变得本位主义，封闭自己和信息，不与外界沟通。如果在可以独立完成工作的地方，这个弱点可能不要紧。但是，绝大多数的团队对于机构其他部门及功能，都一定会有某种程度上的依赖，譬如：需要电脑信息等后勤支援，或是需要专家协助。

　　·保持接触

　　准备一张其他部门和机构外重要人物的联络表，确定每位需要知道特定信息的人都包含在内。经常更新及完善这张表，因为团队生命周期中不同的阶段需要不同的人才和专业。应用各式各样的传讯媒介保持团队成员以及成员与支持系统间的联系，譬如：备忘纸条、传真、书信、电子邮件、视讯通讯系统或公司用套装软件

从电子邮件到完整的网路系统都包括在内。

　　·避免重复

　　大机构中角色重复是一个严重的问题。例如，两个由不同部门为了不同目标而发起的计划，就极有可能出现重复。要避免这种浪费资源的情形发生，可以事先传阅有关团队各项功能的简报，让相关人士对其有所了解。倘若传阅得到证实，则计划重复部分很快会被发觉出来。在某些情形下，各自分开的计划可经由两股力量合流获益；或者，倘若计划皆已完成，将两项计划的成果联结起来亦可能产生建设性的效果。

　　·滚雪球式的信息传递

　　滚雪球式的信息传递是一种普遍采用的传讯方法。利用这种方法，总裁向执行委员会作简报，执委会再向部门负责人宣达，如此一直向下传递。层级越多，信息遭扭曲的可能性也就越大。就算信息未遭扭曲，因个人理解与认知的不同也极可能偏离原意，这会模糊团队的目标及阻碍其效率。召开一次大型会议替代多次小会议，可避免这种情形发生，如有必要时，可向上回馈一致认同的信息。