公关工作是组织、机构与公众之间建立、发展相互了解和友好关系的一种艺术或科学,它旨在争取有关人们(公众)的理解、同情和支持。财会部门开展公关工作十分必要。那么,财会部门怎样开展公关工作呢?笔者认为,可从以下六方面着手. 一、 公共关系工作的性质 “公关”是公共关系的简称,是一种新型的经营管理艺术。研究公关,如何做好公关工作,已经形成一门新的学科———公共关系学。 公关工作的对象是公众,公众是指有共同利益的群体。公关工作主要是处理好组织与组织、组织与公众间的社会关系,不是一般的个人与个人间的关系。例如一个企业,它的内部公众有工人、干部、技术人员、股东、董事等等,它的外部公众有销售商、供应商、同行企业、政府部门、外国商人等等,公关工作就要处理好企业与其内外部公众的关系。公关不靠请客送礼,而要针对不同公众的特点进行不同的工作,主要通过宣传、沟通,使公众了解企业,使企业在公众中具有良好的信誉,提高公众对企业的信任度,为企业的发展打下坚实的基础。现代公关和个人拉关系、走后门的腐朽庸俗关系存在质的区别。庸俗关系是个人与个人的私人关系;而公关的对象是公众,是面对有共同利益的群体。庸俗关系的目的是为个人私利,往往采取送礼开路、酒肉搭桥等手段假公济私,损人利己,甚至不惜牺牲公众的利益,违反法律和道德;而现代公关的目的则是为了促进企业的发展和谋求公众的利益,使得他们的共同利益得到提高。公关光明正大,主要通过舆论媒介广泛宣传,传播信息,讲真话,做实事,实事求是地对待公众。公关坚持诚实、信用的原则,强调企业和公众之间的利益均衡。 美国是孕育、产生现代公关的国家。据美国研究,公关人员的最佳年龄是牬牰岁左右。公关人员开展工作,不是靠年轻美貌,不是靠吹牛拍马,而是靠知识、靠实践、靠脑子。公关工作人员应当具有企业家的头脑,宣传家的技巧,外交家的风度。公关人员应当具备较高的素质,才能顺利完成公关任务。 二、 财会部门和公关工作的关系 财会部门是企事业单位内部的一个重要部门。其基本任务:一是筹集、分配、使用资金,正确处理资金运动中各方面的经济关系,使资金的运作更有效;二是反映、监督资金运动和参与经营决策。前者主要是财务工作,后者主要是会计工作。它们在工作中都要和企业内外各部门发生关系,都要和各种不同的人发生关系,因此,都有必要开展公共关系工作。 就一个企业的财会部门来说,它的内部公众是财会部门内部的员工;企业内的外部公众,是企业内部其他各科室、车间,或者说是企业内部的工人、技术人员、干部和股东;企业以外的外部公众,则是和企业有关的供应商、销售商、银行、税务局、工商局等。对上述各类公众,财会部门必须做好公关工作。其原因可如下述。 (一)是树立财会部门形象的需要。财会部门在本单位公众的心目中,被认为是发工资、领奖金、报销差旅和医药费的部门,一般会有较好的印象。但不可否认,有些单位的部分公众对财会部门的评价并不理想。他们认为财会部门是“管卡压”的部门,待人冷冰冰,不热情,“我要报销,这不行,那不能”,有的车间、班组搞革新要用钱,财会部门不协作、不支持。出现这种情况,多半是因为财会部门没能做好宣传解释、信息沟通工作,没能将财务法规、本单位规定和企业资金的实际情况向公众解释清楚;也就是说,没有做好公关工作。 (二)是取得企业内部公众支持的需要。财会部门的工作和企业各部门有着密切的联系,可以毫不夸张地说,企业的各种经济活动,企业的各部门、各成员都会和财会部门发生联系。财会部门要完成任务、做好工作,没有企业各方面、各部门和全体员工的支持、配合是不可想象的。具体地说,财会部门的工作,主要需得到公众三方面的支持:一是核算成本、利润需要公众的合作与支持。经济核算需要各种原始数据,如产量、质量、在产品数量、仓库收发存数量、销售数量、工人出勤时间、劳动效率、设备使用保养、维修情况等。这些数据只有在各车间、部门公众的协助下才能及时、正确地提供给财会部门。二是开展经济效益分析需要公众的协作帮助,才能真正找出效益高低的原因,找到增产节约、提高效益的途径。没有公众共同查原因、想办法,单靠几个财会人员冥思苦想,是不可能做好分析工作的。三是开展工作需要各级领导的关心支持。以公关学的角度看,领导干部也是财会部门的公众,是企业内部的权力公众,只有领导支持,财会部门遇到的种种因难,才能顺利解决。综上所述,可见财会部门只有对企业内部各类公众做好工作、沟通情况,才能使财会工作越做越好。 (三)是争取企业外部公众帮助、顺利开展工作的需要。财会部门是企业和外部联系的重要窗口,它的服务态度、办事效率、遵守信用等直接影响企业在社会公众中的形象。财会部门要筹集资金、办理结算、收集市场信息,没有外部公众的支持帮助是无法做好的。财会部门特别需要企业外部公众以下几方面的协助:一是融资集资。筹措资金是财会部门的主要工作之一,这离不开银行、金融机构的帮助。要实事求是地向银行公众宣传企业的经济实力、发展前景,才能取得贷款,完成筹集资金的任务。二是报税纳税。依法纳税是企业的义务,具体的报税、缴税工作通常由财会部门负责。财会人员要向税务公众做好信息沟通、联络感情的工作,才能顺利及时取得最新税务情报和减、免、退税等各种信息,才能用足国家帮助企业的各种优惠政策,正确及时地完成纳税任务。三是工商管理。企业经营和工商行政管理部门关系十分密切,例如经营范围的变更、分支机构的设立、经营场所的变动等,都需要向国家工商行政管理机关登记。只有对工商行政管理部门的分众做好信息沟通工作,才能得到他们更好的指导、帮助。四是供销客户。财会部门和供销客户的关系,主要是买卖货款的结算。企业公关应当牢固树立信誉第一、质量第一的思想,按照互利互惠的原则来处理与供销公众的关系。向供销公众做好宣传沟通工作,热情接待,及时结算。五是其他业务公众。如有进出口业务的企业要同外汇管理局、海关、运输、保险等部门联系,财会部门就有必要向它们做好宣传解释、信息沟通、联络感情等公关工作。 (四)是调动财会人员积极性的需要。财会人员是财会部门的内部公众。只有依靠广大财会人员的聪明智慧、积极主动、勤俭刻苦才能做好大量繁琐复杂的财会工作。现在不少单位用电脑记帐、管理,大大降低了财会人员的劳动强度,提高了工作效率。但是电脑不能完全代替财会人员,筹集、分配、运用资金,分析经济活动,进行财务决策、经营决策等,主要还是要靠财会人员的聪明才智,勤恳、踏实地用好电脑,才能完成财务会计工作。因此财会部门领导,特别是财务总监、总会计师、财会部门的主管要关心财会人员的思想,了解部属的成绩、缺点和具体困难,对内部公众做好公关工作,启发他们的主动性、创造性,调动他们的积极性,使财会部门在本单位的发展中发挥更大的作用。 三、 财会部门怎样开展公关工作 公关工作是组织、机构与公众之间建立、发展相互了解和友好关系的一种艺术或科学,它旨在争取有关人们(公众)的理解、同情和支持。前已述及,财会部门开展公关工作十分必要。那么,财会部门怎样开展公关工作呢?笔者认为,可从以下六方面着手: (一)教育财会人员树立公关意识,自觉做好公关工作。这就要使所有的财会人员都认识到公关工作的重要意义,自觉地对公众进行宣传解释、沟通信息,让公众了解财会部门、财会工作。财会部门、财会人员本身则要了解公众,摸清公众在想什么、希望财会部门为他们做什么,以便有的放矢地做好财会工作。 (二)加强调查研究,把握本部门的形象地位。财会部门可以通过各种途径,运用各种方式,了解公司内外各类公众对财会工作的看法,摸清本部门在公众中的形象和地位,并据以制订本部门的公关计划,有目的、有步骤地开展公关工作。 (三)因时、因地、因公众需要,积极传播信息,宣传财会工作,逐步树立财会部门的良好形象。从根本上说,公关不是靠请客送礼,不是靠浮夸吹牛,而是靠讲真话,靠实事求是的宣传传播。传播的方式有两种:一是直接传播,在接待员工、顾客时,面对面地宣传财会机构、财会工作的内容、成绩、今后打算等;二是间接传播,主要是通过舆论工具、宣传媒介进行传播,财会部门可以利用公司的黑板、墙报、广播台,宣传财经政策,报道本公司经济指标的完成情况,宣传员工中开展班组核算、交流经济分析的经验等。 (四)积极主动和有关单位交往,增进了解,培养感情。例如和工商行政管理局、税务局、银行、保险公司等有关单位经常联系,通报情况,交换信息,征求意见,培养感情,增进有关公众对本企业的了解,争取他们对企业财会工作的帮助和支持。 (五)提供咨询,促使权力公众关心支持财会工作。财会部门应经常向董事会、总经理和有关领导汇报财会部门的工作和成绩,反映公众要求,揭露存在的问题,提出改进财会工作和经营管理的建议,帮助领导作出调整改进的决策。 (六)对本部门内部公众加强思想工作,提高财会人员的向心力、凝聚力。财会部门的领导要善于传达上级领导的意见和决定,关心员工的思想和困难,反映员工的意见和要求,增进干群间、职工间的了解和团结,使财会部门内部拧成一股绳,心往一处想,力往一处使,共同为完成财会工作任务而努力。 上海会计 朱红琴 1999.03 |