(二) 服务过程的管理与控制 服务业的服务系统和服务过程与制造业的系统十分相似。因此,作业管理的原则和技术,在两产业部门几乎都适合。但是,就像营销管理一样,作业管理在非制造业方面的运用并不比在制造业的运用更容易。分析作业管理的问题之前,必须先了解服务系统产出的各个方面。因为,某些特定的服务业差异的存在,会影响到作业管理的问题类型与解决方式。 1、服务业目标和产能的利用 对于某些服务业,是不能使用传统的利润和投资报酬率方式加以衡量(如交通运输等公共服务业),而必须采用其他方式,尤其是在非营利性服务业及社会性服务业部门,必须建立与其性质相适应的服务业目标。 服务的非实体性,意味着建立库存具有很多限制。当然,从某种程度来说,服务人员及其技能是可以储存的,设备也可以储存(必要时可提供额外的产能)。但一般而言,在服务业,今天没有用完的或闲置的东西往往就必须废弃,而不能留给以后的超负荷需求来使用。因此,服务作业管理中要进行的最基本决策是:想要提供的产能水平是多少?过多产能可能会造成作业的不经济;过少产能则在服务递送时造成瓶颈,以及效率不足导致顾客反感。 2、顾客的服务过程参与 顾客往往可以由与服务人员关系的质量来判断服务质量,并从中获得满足。显然,服务人员的自我态度,训练的质量与其对服务的知识水平,对于顾客的需求满足与否影响甚大。但是,服务人员毕竟只是服务系统的构成要素之一,他们虽然可以尽其所能协助顾客,但却无法完全补偿整体性服务系统的不完善和低效率。 就作业管理而言,服务人员和服务系统之间存在相互交替作用。如果将服务人员的自由决策权去除的话,可能会使服务系统的运作更经济,并形成较为统一的一致性质量。但是,这样却会牺牲服务人员的工作满足感。因为工作一旦例行化、制度化,将降低服务人员发挥其能力,并减弱他们的工作动机,而且,可能妨碍到他们最终向顾客提供的服务质量。 在高接触度服务业,顾客也参与服务递送过程,因此服务系统的设计,也必须考虑到顾客的反应和动机。顾客对服务业公司的要求,会影响到服务表现者的行为。要调整对服务系统的管理,可能要先调整顾客的行为,或者将顾客行为从服务系统中完全除去。传统的经济理论确定了提高生产率的三种方式: (1)改善人力质量。 (2)投资于更有效率的资本设备。 (3)将原来由人力操作的工作予以自动化。 但是,提高服务业的生产率,还应该再加上第四种提高生产率的方式,即改变消费者与服务生产者的互动方式。在改变服务系统时,必须采用营销的观点。因为,只要作业管理在传统接受的服务产业部门引起各种变迁,会直接影响到顾客,但顾客是否接受这些变迁则不可知。此外,顾客的抗拒心理往往也是采取合理方法进行改善的一大阻碍。将服务系统,尤其是高接触度服务业区分为技术核心与个人化接触两个部份,或许可以缓和上述的顾客抗拒问题。使用这种方式,大量的生产率可以在技术核心内实现(如电脑化银行交易)。但是,顾客仍然和技术核心的作业有若干程度接触,因此,对顾客反应保持高度敏感仍然很必要。 对顾客服务包括七个步骤,以促成作业管理变迁的实施成功: 第一步,取得顾客信任。顾客接受变迁的意愿,是服务业公司被顾客认为值不值得信赖的一种函数。 第二步,了解顾客习性。这一点有助于对任何变迁的合理性作更成功的展现。 第三步,测试新的服务程序和设备。通过实地试用获取对顾客了解与其反应的评估。 第四步,了解消费者行为的决定因素。了解消费者为何会采取某种行为。 第五步,教导消费者如何运用服务的各种创新。顾客可能会对变迁有所抗拒,尤其是对服务的器械化,因此,需要对他们进行训练和辅导。 第六步,利益促进及试用激励。接受度通常是顾客对各种利益观念的一种函数,如果接受度不明显,则设法促进很重要。 第七步,监测并评估成效。持续不断的进行监测、评估和修正。 3、服务系统的组织内冲突 服务业的有些经营包括有许多小单位即多地点作业型态的管理。这些小单位往往分散于不同的地理位置。中央作业可能仅限于策略性决定事项,如选择新服务处所、规划未来服务产能、建立人事与训练政策、以及控制采购与财务控制。但分支单位经理必须管理该处所的整个服务系统,他们的职责包括:营销、作业和人事。即是使该处所的作业更具有整体管理的角色,而在该处所具有高度独立性的作业系统中,各项功能之间的影响与相互依存性往往造成冲突问题。例如,某一作业处所管理者,想要均衡作业和营销上的需求,或者想要均衡作业上和人事上的需求时,每当一种创新服务被引进时,营销上和作业上总会出现功能间冲突。 据调查,造成这种功能间冲突的原因主要来自以下四点: 第一,变迁的各种动机不同。在不同的功能部门,对于系统变迁各有不同的动机(如作业方面,可能根植于技术上的开发进展,而营销方面,则可能根植于提高市场占有率的可能性)。 第二,成本收益取向。作业经理人往往关心提高效率和降低成本,营销经理则追求营业额与收入增加的机会。 第三,不同的时间取向。营销人员往往采取短期导向,关注于短期性的情况,而作业人员则着眼于新技术及新作业程序引进的长期导向。 第四,对既有作业中加入新服务适度的认同。自营销观点引进的新服务产品并不一定是相容的,而且不一定与既有的作业系统相适合。 如何克服功能间的冲突呢?一般可采取以下几个方式: 第一,功能间转移。用工作轮调的方式让员工能在不同功能组织间保持流动。 第二,任务小组。可成立任务编组,以整合各种不同功能性观点,并解决功能间冲突。 第三,新任务新员工。为现有员工重新定向,并从其他单位甚至是企业外引进新人。 第四,在工作现场层次培养营销导向。 组织内冲突通常源于服务作业的性质及其结构,比如说,许多多地点作业的服务业都采用直线与小组的组织方式。即每一作业地点都有一个经理人负责,每一经理人的激励,当然会受到每一作业地点决定权的大小以及总公司的控制程度与影响力来决定。有些服务业需要给予分店营运经理以较高程度的授权,以及其自身高度的自发性和机动性。另外,有些从事较为标准化类型的服务业,则可能需要严格奉行总公司制定的程序和标准,并不需要分店经理人拥有太多的自主权。 4、质量控制 质量控制是服务过程管理和控制的又一个重点。许多适合于制造业的质量控制原则,也适用于服务业,这些原则包括下述三项: (1)质量控制关系到服务作业中的每一个人,也包括看得见或看不见的各种任务。 (2)各种质量控制制度应能发掘质量失灵及奖励成功,并协助改善工作。 (3)以机器替代人力,尤其是取代那些例行性的服务工作,应有助于质量控制。 一家美国航空公司通过研究以下事项来执行服务过程质量标准: ●每位顾客在取得飞机票时必须花费多少时间; ●将行李从飞机上卸下来需要多少时间; ●有电话进来未接听之前只应容许它响多久。 经常被人称许的麦当劳公司,对质量标准的注意事项有: ●汉堡包在多少时间内要翻面多少次(经常翻面); ●未卖出的汉堡包只能保存多久(逾时即弃); ●未卖出的炸薯条只能保存多久(逾时即弃); ●收银员应当以目光接触每一位顾客并微笑。 |