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| 放松档案管理给企业带来的负面影响 | |||||
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作者：佚名 人气：303 全球最全的财富中文资源平台 |
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目前，除了在一些国家机关、事业单位和国有企业的档案管理工作还显得规范和具体外，大学毕业生随意丢弃档案、一些员工辞职后放弃档案、单位对“弃档”或“死档”不闻不问、企业人力资源部门不重视档案管理，这些都成为时下一些个人和公司比较普遍的现象。 人事档案原有的功能是在计划经济体制下设置的，按照计划经济管理需要记载相关的信息。在市场经济条件下，人档分离使人才成为一种全社会共享的资源，能够在市场上自由流动、合理配置，符合市场经济的要求。但是目前的人事档案中记载的许多内容已经失去了现实意义，而更多符合时代需要的新内容又未被记载，不能继续起到应有的作用。因此越来越多的员工漠视档案，这也反映出目前人才管理模式存在的缺陷。 然而员工档案真的没有用了吗？员工档案对于企业的HR部门来说又有什么意义？放松对档案的管理会带来那些后果呢？ 以某公司的员工档案管理现状为例。它隶属于某国有集团，因为集团公司自身管理档案，所以公司老员工的档案过去都是集中在集团管理的，随着公司90年代以后人员流动的频繁和异地员工的调入增多，传统的人事档案管理出现了新的问题。由于过去许多流动出去的员工放弃档案，造成公司存放着许多无主档案，这部分人多年在外飘泊，公司无法掌握他们离开公司后的动向，如果一旦有人出现犯罪或其他纠纷，很可能给公司造成麻烦。因此，公司对待新招聘进来的员工采取了一些措施：一般普通员工调入以后，公司并不为他们办理调档；而是仅仅为高级管理人员和重要岗位工作人员办理档案调动手续。这里面还存在着如下问题：一部分业务能力强的员工并不希望公司为他们调档，顾虑是一旦辞职，害怕公司扣住档案拿不出来。而同时，一些新员工却因为档案不能调入公司，认为自己在公司的地位不牢靠，觉得自己并不是公司的重要人员，因而时常具有危机感和对公司的不信任感，这部分新员工一旦翅膀硬了，又会主动炒老板的鱿鱼。 因为档案的问题，公司员工被分为了三六九等。这是许多公司在管理中不希望看到的，却是很多公司实际中的做法。 某公司的HR总监这样告诉笔者，仅仅为员工签订劳动合同而不办理调档，公司也面临很多“考验”，具体地说，招聘员工的时候不调阅其档案，往往是很冒险的。比如一些关键岗位，没有档案就不了解员工的背景，“不放心”的结果是这样的岗位往往需要熟人推荐进行新员工的招聘，而且一旦出现问题，没有档案是很麻烦的事情。该公司也出现过这样的事情：一个业务员不辞而别了，给公司造成一些应收账款可能无法收回的局面，可惜公司在招聘这名员工的时候，并没有为其办理调档手续。 员工的离职和跳槽都是市场经济下的正常现象，是劳动合同双方重新选择的结果。然而企业时常会因为员工的不辞而别大伤脑筋，最典型的例子就是一些业务员“跳槽”可能带走现金和公司的产品。如果该企业对员工的档案管理恰恰是空白，就更是无奈了。如果依法追查，将付出宝贵的时间、精力和人力费用；如果不予追查，又将造成直接损失，权衡之下，如果“蒸发掉”的员工带走的现金和产品数量不多时，企业为了省事，大多数采取听之任之的“鸵鸟政策”，更助长了某些业务员潜在不良行为的发生。 < r /> 再如某香港创业板上市的大型民营企业，对于传统意义上的员工人事档案是这样管理的：为北京总部的本地中高级员工基本上办理了档案调动手续，集中存放于某人才交流中心，异地员工和一般员工，则仅签订劳动合同，并没有为其调档，至于该企业在各地的分公司则全部没有调转员工的档案，大部分员工对此也没有异议。企业日常档案管理工作，仅仅是管理员工的相关证明材料，如身份证、户口簿、学历证书、各种资格证书等，利用HR管理软件建立员工档案。这样的员工档案比较全面地记录了员工在本企业的合同签订情况、现实表现、培训情况以及年终考核结果等，作为员工奖励、使用、晋升的依据。公司的管理层和HR经理都很满意公司自身的员工档案管理工作，并且认为已经相当完善。 然而该企业HR经理日前也透露给笔者，他近来遇到的几件麻烦的事情：一位****招聘到的研究生，最近被公司其他员工反映学历是伪造的，后经证实该员工的学历果然是虚假的。然而公司在未调阅其档案的情况下就已经跟这名员工签订了劳动合同，因此造成了一些争端；另外，分公司陆续有几位员工即将退休，他们都是80年代自国有企业离职以后加入该公司的，个人档案一直放在自己的手里，如今需要办理社保退休金计算发放，当地社保机构要求必须提供个人档案，因为这几个员工的档案一直拿在自己手里，所以社保中心并不认可，造成这几名员工的退休金无法领取，以至于员工埋怨企业，企业也很尴尬。这两个问题至今仍在协调处理中。 从上述两个案例分析，民营企业没有档案管理权，是困扰企业用人管理和人才流动的普遍问题；而现在的大部分企业，即使有国企背景，也普遍实行了新的用人机制和薪金制度，不以个人资历来定薪金。加之目前异地调档手续仍然十分繁杂，因为各地档案管理手续不同。个别单位的档案管理不是差这个就是缺那个，更因为有无档案并不影响个人的自由流动，于是促使越来越多的求职者放弃了自己的档案，加之企业HR部门没有对档案问题足够重视，最终造成档案管理混乱。 放松档案管理给企业带来直观的或潜在的诸多麻烦，因此加强对员工的档案管理，最迫切的需求就是为企业最大限度规避由此带来负面影响。 |
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