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| 人事经理该如何应对员工怀孕？ | |||||
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作者：佚名 人气：348 全球最全的财富中文资源平台 |
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员工提出产假申请后，主管应该如何安排工作，才能确保团队运作顺畅、不受影响？ 虽然产假长达九十天，但是其实有很充分的时间可以做团队心理与工作分配的准备，因为怀孕时间长达9个月后才会请假，不是两天或一个星期之后就要请长假。 在安排工作上，一知道员工怀孕，就先与她一起检视她所有的工作内容，并把工作分成两大类，一类是绝对不可以或缺的，就是在两个月中如果没有人做这工作，会影响整体运作；另一类就是可以等两个月假期结束再继续的工作。这样的分类可以先把处理的困难缩小，只要再将不可或缺的工作分配给其它同事就好。 在分配工作时，应该考量那些因素？如何避免让其它部属觉得不公平？ 主管大概知道每个部属的工作内容、工作量，也知道每样工作所需要的时间。 如果请产假的不是直属部属，先与她的主管讨论，请主管用能力而不是用时间来建议工作的分配，因为产假是两个月，应该不用考虑工作淡、旺季节因素。请主管先提出一位在能力上最适合的人与一位次佳人选，然后再考量最佳人选最近是否在进行特别项目或是工作量特别大，如果没有这些情况，再与他沟通分担工作。 规划人力有个重要原则，就是尽可能不要让某件工作只有某个人知道怎么做，即使是非常复杂的工作，也尽可能安排让另一位同事了解，也许不是由他来负责做。这就像不要把所有鸡蛋放在一个篮子里的道理，如果有工作是只有一个人会做，碰到请假时的解决方法就很少。 所以，其实在与员工沟通工作分配之前，就要规划出雏形，更重要的是如何与员工沟通。 该如何与员工沟通？ 沟通工作分配时，除了会与要分担工作的人沟通，还要做宣布。不用非常正式的宣布，可能就是在某个会议中顺带提到：我们有一件喜事发生，大家也要准备好迎接这个喜讯，恭喜某位同事怀孕，她将在几个月后请产假，原有的工作未来即将要分配给谁，我非常的感谢那位同事这样的帮助我。 这样的宣布是要传达给大家很重要的讯息：我们是一个团队，今天有位同事生产，她需要有人帮忙，所以我们帮助她。每个人在一生里面都会发生不一样的事情，你可能不是生产而是别的事情，也会需要有人帮忙，大家是彼此帮助的。 另一个传达的重点是，被分配分担工作的人，不可以觉得自己是被惩罚的，不是因为他的工作比较闲，所以要多分担工作。 要让大家都知道，分担工作的同事他愿意做额外的工作帮助我、帮助大家、帮助公司，让生产的同事没有后顾之忧。这样那位同事才不会觉得「为什么是我？」「我接受额外的工作得到什么好处？绩效表现不会比较好，也没有加薪。」 其实，有个简单的方法就可以知道工作分配公不公平，或是沟通好不好。只要看到请完产假的新妈妈回到办公室之后与大家相处都很好，工作分配就应该没有问题。如果有人觉得不爽，请假的人回来后的人际关系一定会改变。
是应该一公开怀孕的消息就分配工作，还是等到接近产假的时候再分配？ 绝对不是等到产假前再分配。我们很多的紧张都是因为事情突如其来，来不及应变。所以，如果能够提早让大家知道有什么事情会发生、什么时候将接手什么工作，接工作的人一方面能够在心理上准备好，另一方面也能够在同事请产假前，尽可能跟他交接，就不会慌乱，交接期间碰到任何情况，同事都还在身边可以随时解答，也就可以减少未来产假两个月中的问题。 其实，产假造成工作混乱，很多时候是大家不愿意面对事实、不想做准备，一直等到同事真的请假去生产了，大家就开始慌张不知道该怎么办，工作丢出来也没有人愿意接。就算要外包或是找临时聘雇，也没有时间找个好的人选。 虽然怀孕9个月听起来有很长的准备时间，但是孕妇有时会有突发状况，该如何应变？ 如果身体不适的状况比较严重，当然要让她休养，把她的情形告知她同部门的同事，然后与人力资源部门讨论是否可以用留职停薪的方式处理，再把她的工作分配出去。因为已经从她一告知怀孕就开始准备分配工作，临时发生状况问题也不会太大，就是加速原本要接手她工作的人上手，只是把原来9个月的交接准备，缩到可能只有2、3个月。如果要接手工作的人因为时间缩短而慌张，我就会找临时雇员或是兼职人员分担或备用，一方面是让孕妇安心静养，另一方面也让临时要接工作的人知道公司愿意提供资源协助他。 对管理者而言，不论是找临时聘雇或是外包来处理这临时状况，当然都是额外的支出，但是这是应该的花费，因为维持资产本来就是要投资。除非员工的表现原本就不好、甚至原来就不想慰留，只要觉得这员工还是公司的资产，就值得花钱维持。就像汽车也需要保养、一般员工也需要教育训练，这样短时间的投资，可以让组织安定、持续运作。 其实，所有同事都会看着主管如何处理，如果主管没有处理好、造成工作混乱，下次如果有同样事情发生，要再请同事帮忙，大家就不愿意参与了，大家都会记得上一次那个人的下场如何。 而且老实说，这样的花费不会很大，其它地方省一下就有了，但是员工却是要长长久久相处的。 |
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