业务会议和贸易展览是指制造商邀请经销商参加、定期举办的行业年会、技术交流会、产品展销会等，以此传递产品信息、加强双向沟通。利用会议和展销的形式，不仅可以保持老客户的关系，而且还有利于发展新客户，对扩大公司影响、树立企业形象、发展公共关系都有很大的帮助。
    业务会议和贸易展览可以是由一家公司独家承办的，也可以是由多家公司联合举办的。由多家公司合办的，典型的有广交会，分春秋两季，每年都吸引了全国各地、甚至港澳台的制造商和经销商云集广州。这样大型的交易会，不仅在交易会期间，交易额可观，而且在交易会结束之后，由于厂商之间建立了良好的联系后，仍会带来一定的交易额。因此各地的厂商都不会错过这个好机会。
    当然，更多的业务会议和贸易展览是由一家公司独办或主办的。这时，会议的安排和邀请信的设计就很重要了。第一，会议的地点要尽可能定在市中心，便于周围的经销商到达。第二，会议厅要与公司的层次相吻合，通常选择星级酒店的宴会厅或会议厅。第三，会场的布置要突出此次会议的主题和公司的形象。因为展览会和业务会不是简单的摆点设摊，公司的形象如何关系到今后的生意命运。第四，会议的日程要紧凑，但不仓促，并注意尽可能安排午餐和点心、饮料。第五，要备齐足够的会议资料，这是会议的主要信息交流载体。另外，邀请信的设计要有吸引力。除了将公司近年的成果和产品简要地介绍外，还要详细地说明会议安排，一般来说为了进一步吸引经销商参加，邀请信上还注明有抽奖游戏、礼品赠送、准备午餐等促销活动附带。
    [案例分析]’95惠普新产品发布会
    Hot Company，Powerful Prod-ucts——’95惠普新产品发布会是惠普公司信息产品事业部95年度第四次大规模的新产品发布会，主要由新产品介绍讲座和新产品展示两部分组成。
    惠普公司特地邀请从美国、欧洲及亚太区总部的资深经理，为该次发布会的三十多种新产品作重点剖析。
    展出的新产品有Hp Vectra系列各式台式机、奔腾笔记本电脑、惠普新一代服务器、高速网络产品、商用及家用打印机、更易于使用的扫描仪、CAD应用及渲染图应用的绘图仪等，门类齐全而广泛，带给您信息技术的最新发展动态，提供全面的解决方案，使您紧跟时代发展潮流。
    发布会上安排有幸运抽奖助兴，参加者均有机会赢取丰厚奖品。
    以上是这次’95惠普新产品发布会邀请信的主要内容，简明扼要地介绍了发布会的组成、主讲人、参展产品以及附带抽奖活动，给人一目了然、清清楚楚、突出重点的感觉，并用奖品来增加吸引力。
    该发布会是由惠普公司主办的，由六个不同的公司联合举办的。在两周时间里跨越中国六大主要城市，并与当地电脑业大公司合办产品发布会，地点选在四、五星级的大酒店宴会厅里，这都说明了惠普公司的形象与实力。时间安排如下表。业务会议和贸易展览会通常对象是不固定的经销商，每次都有一大批新的经销商参加会议，因此记下经销商的个人资料，以便于日后联系也是很重要的。惠普公司当然不会放过这个机会，专门设计了登记表格，并附加一栏，让来宾选择他所感兴趣的产品，回收了此登记表后，就可以根据这些资料来发展他们的潜在顾客了。