企业管理是一门艺术，不同的管理者、不同的企业会有不同的管理模式和管理方法，那么如何将通用企业管理软件和企业实际情况相结合，构建符合企业特点的管理信息系统？PHILIPS（中国）投资有限公司光源事业部采用了一种方式，即以通用软件为基础，借助二次开发形成外挂模块，构建PHILIPS分销商管理信息系统。2000年7月，PHILIPS公司开始与用友软件公司合作，截止2000年8月31日，对部分分销商顺利完成了系统的安装、调试、初始化、试运行、数据校验，9月份开始正式运行。

动因分析

PHILIPS（中国）投资有限公司是荷兰PHILIPS集团在中国设立的一家大型独资企业，主要从事照明、电子产品生产和销售，年营业额数十亿元人民币。

PHILIPS光源事业部负责照明产品在中国境内的组织生产和销售经营,其生产和销售网络包括两个联营生产企业以及分布全国的约200家照明产品分销商。在分销商和联营生产企业之间，PHILIPS光源事业部扮演的角色是生产和销售环节之间的纽带，分销商采购订单的汇总和联营生产企业生产指令的制定均由PHILIPS光源事业部统一完成。

企业管理包括供应链在内的企业外延环境的管理，而供应链的管理又涉及供应链各个环节的定单、库存、资金以及信息的流转和分析，以方便企业决策。在PHILIPS光源事业部而言，供应链管理重点集中在分销系统，而分销系统的管理重点又在于了解分销商的业务、财务信息，合理组织联营生产企业的生产和供应，减少各个环节的库存积压，加速应收占用资金周转，以及客观评价和拓展分销商网络。

大型企业为了更有效地组织产品生产和市场供应，往往会影响供应链各个环节的合作企业的生产和市场管理方式，将供应链各个环节集成管理，以合作联盟的方式建立广泛供应链关系。例如PHILIPS光源事业部就要求各分销商建立统一的综合采购计划，规范各分销商的财务、业务信息系统，并且从各个层面考核分销商的管理水平、经营业绩，以保持总公司的经营业绩和企业形象。

财务业务一体化
管理信息系统的最基本的用途是信息的收集，而信息收集的意义又在于对财务、业务信息的定量分析，从而为企业的日常管理和科学决策提供依据。因此，管理信息系统的定位应该是一个企业生产和销售的管理系统，其信息既应当包括生产、销售、库存等业务信息，也应当包括采购、应收等财务信息。

企业管理软件应当是财务与业务一体化的信息管理系统，只有财务、业务信息集成且实时采集，才能有效地进行业务控制和管理分析。PHILIPS光源事业部要实现对各分销商财务、业务的管理和控制，其信息收集就必须达到财务业务一体化水平。

PHILIPS公司聘请了普华永道（PWC）和REL两家国际著名咨询公司，对PHILIPS公司和200多家分销商进行了调研分析。根据咨询结果，用友软件公司制定了分销系统解决方案。在该方案中，针对PHILIPS公司分销商的普通业务，各分销商将统一配置用友V8.12ACCESS版软件,以保证财务、业务信息的一致性；结合PHILIPS公司特殊的管理需求，用友公司可通过二次开发为各分销商定制定外挂模块，并且在通用系统和外挂模块之间实现无缝连接。

PHILIPS公司的分销管理系统包括了总账、应收应付、UFO表等财务系统模块，又包括了采购管理、库存管理、存货核算和销售管理等购销存业务系统模块。通过二次开发，分销管理系统增加了报表系统作为基础软件的外挂模块，该报表系统主要包括供应链管理模块和应收款管理模块。

系统评析

PHILIPS分销商管理信息系统的特点是财务业务协同管理，其重点是供应链管理和应收款管理。从PHILIPS分销商管理信息系统数据流程可以看出，财务系统、购销存系统以及报表系统三个系统实现了信息的共享和集成，企业实现了财务、业务的协同管理，真正实现了企业管理软件从核算型到管理型的飞跃。

财务业务协同
业务系统的基本功能是收集企业业务信息，而财务系统则是以货币做为计量单位将企业的业务信息转化为财务信息。PHILIPS财务系统和业务系统高度集成，实现了业务信息到财务信息的自动转换，解决了手工条件下财务信息的滞后问题，提高了财务信息的正确性，保证了财务业务信息的一致性，节约了人力资源成本。此外，系统内部各模块之间的财务业务信息共享为业务控制提供了软件基础。

从企业管理软件的应用效果来看，信息的收集和集成是其第一个层面的效用，业务控制、管理分析乃至决策支持的实现是其更高的目标，高层目标的实现必须以信息的及时、准确、详尽为基础。财务业务一体化为采用定量分析方法展开企业管理提供了信息基础，为高层目标的实现提供了前提条件。

供应链管理 供应链管理是利用管理信息系统提供的财务、业务数据，对采购、销售和库存进行管理。

在PHILIPS公司分销商管理信息系统的数据流程中，采购系统、销售系统、存货系统、应收应付系统以及报表系统在企业的销售和采购之间形成一个闭循环，PHILIPS公司可根据历史销售情况和市场情况进行销售预测，然后利用财务、业务数据管理采购、销售和库存，编制采购计划。采购商品入库后，PHILIPS公司将根据商品销售的历史数据，确定下一个销售生产周期的销售预测。
在此循环中，销售预测和采购计划是其中的关键因素。PHILIPS公司是在收集和分析来自分销商的销售渠道数据、历史销售记录、预计销售额、每种产品预计销售额等多方面信息的基础上生成销售预测。而PHILIPS分销商的采购计划是在销售预测的基础上，综合考虑公司的库存战略，采用定量分析与定性分析相结合，人工与计算机相结合的方式编制。

销售预测不仅为采购计划的编制提供了可靠依据，而且销售预测是对销售情况进行比较分析时的可比对象。在PHILIPS供应链管理模块中可以进行月销售预测误差分析：对所有的渠道的每月实际销售额和预测销售额进行对比，找出差异，并进一步查找形成差异的原因，针对原因采取相应的措施。
应收帐管理
应收账款在企业流动资产中往往占有很大的份额，应收账款虽然是企业资产的一部分，但是它具有很大的变现风险和信用风险。为了在加强应收管理的同时，避免对企业的销售情况造成不利影响，PHILIPS公司分销商管理信息系统从事前、事中和事后对应收账款进行全面管理，其中最重要的方式是客户的信用控制。
所谓信用控制，就是对每一个客户，PHILIPS分销商将综合考虑其销售历史数据、销售预测数据、客户付款情况、企业销售策略以及客户的赊销期等因素，采用定量分析的方法，为每个客户制定一个信用额度。在进行销售业务处理时，在信用额度范围内才允许赊销，超出额度必须采用现销方式。对一些欠款数额大或者期限长的客户，PHILIPS分销商需要对其欠款情况进行跟踪分析，对其超期欠款进行账龄分析，并查找超期的原因，针对不同原因采取不同的应收款管理措施。PHILIPS公司采用信用控制方式对应收账款进行事前控制，可从源头控制应收数量、保证应收质量。
针对争议款项和拖欠时间过长的款项的存在，PHILIPS公司分销商管理信息系统提供了有关辅助管理信息，主要包括争议款项管理和借款管理两种。争议款项管理，即针对发票退票和退货转采购等情况，PHILIPS公司可以在销售发票备注处和采购发票列表中选择不同种争议原因（如发票错误、产品质量问题等），并统计每种争议的金额。对金额最大，次数最多的争议需要进一步进行核实，进行跟踪分析。催款管理，即针对不同的欠款期限给出不同的催款函，协助有关人员进行催款工作。

PHILIPS公司分销商管理信息系统融合了PHILIPS公司科学管理方法、先进的软件开发技术和用友多年积累的国内财务操作的理解，在完成有关财务和业务核算功能的基础上，对企业的日常财务、业务给出了定量分析和定性分析相结合的管理方法，并为企业的高层决策工作提供了辅助信息。PHILIPS公司分销商管理信息系统将企业管理和信息化建设融为一体，脱离了单一的财务软件范畴，构建了一个管理型的信息系统。