我们一直在努力，但为什么我们的会议很少像预计得那样成功呢？现在就让这个全美国最懂得开会的贝格曼（Michael Begeman）来告诉你怎样召开一个完美的会议。 
 
    按章办事

    多数来参加会议的人都想看看别人是怎么做的，如果会议的内容满足了他们的期望，这些与会者会感觉到这次真是不虚此行。如果会议上没有他们感兴趣的内容，人们就会心不在焉，或是沉默寡言。解决这个问题的方法就是把人们心里的这种含蓄的愿望说出来，并为会议制定明确的规章制度。人们是否清楚地知道会议开始和结束的时间呢？这一点一定要清楚地让他们知道；这个会议有没有一个足够清晰的目的呢？你可以这样对人们说：“如果在会议开始的前10分钟之内我们不能定位一个明确的目标，那么会议就到此结束。等到有了明确的目的之后，我们将会安排另外一个会议的时间表。”你甚至可以为人们的行为举止制定会议纪律。例如：在每个人发表意见之前，那个人要找出前一个人发言内容中有价值的地方。或者，会议中领导们要给年轻的下级一些表达自己意见的机会。

    你要做的全部就是让无形的东西有形起来，让无意识的东西有意识起来。这些会议的规章纪律会给在已经形成坏习惯的组织吹去一股清风，照亮一缕阳光。然后，你要提出这个基础的问题：“我们怎样使这些习惯通通改变？我们需要怎样的行动？”这些会议的规章能让人们以新的姿态重新对待一个又一个的会议。

    你应该了解，不是所有成功的会议最后都要做出一个决定—这要说回到我为什么喜欢《与狼共舞》的那个会议场面（见上期）。决定是安定剂，在这个纷乱的世界里，它可以减轻人们的不安，人们会这样幻想：“我们最后做了一个决定，现在我们再也不用担心这个事情了。”而通常，一个组织在结束会议的时候却没有做出什么决定，这个领导者确实是需要勇气的。

    会前交流

    对于会议，好像总有一个固定的结构模式。当然，我们都没有懒惰，而是积极地投身于工作中；我们也没有闲扯，而是把时间完全地用在了真正的工作上。但是你是否注意到—即使在会议中，你也应该是完全的工作状态。我所组织的很多会议（特别是那些在一天的开始就举行的会议），在会议正式开始之前，我会留出5到10分钟的时间，利用这个空闲来鼓励人们做一些轻松的交流。如果你计划了这段时间，那就把它正式地放在你的议程上，那样你将不会感觉到你没有做到你应该做的事。在这段时间里，你可以悠闲地在这个会议室里转转，问问人们他们昨天晚上都做了什么，或者是周末有什么好的计划。

    对于有些会议，在开始的时候我会留出一定的时间来问问人们：“有人想为这次会议说点什么吗？”记住，有时虽然人们走入了你的会议室，但是他们对于你的会议还没有自己的想法。他们可能正在想着刚刚与一个同事之间的争论，或者烦恼着由于一个小小的电脑故障而耽误了一天的工作。在开始会议之前，你应该让人们把不愉快暂时放到一边，清醒一下自己的脑袋，把注意力集中在你的会议上。

    玩具总动员

    即使是严肃的商务人士也需要放松，应该给人们创造一个轻松的工作环境，而不是整天掐着他们的脖子。我们并不是天才，来到这里开会也不是要和其他的天才来交流。你对出席会议的全体人员越是能轻松地交流，人们交流的东西也就越多，而且他们也愿意交流得更多。如果你希望人们在一起更加有效率地工作，那就让他们在一起开心地玩吧！

    在会议上创造一些有趣的因素是很有价值的。发明一些有趣的小活动，并乐在其中。时常去一些玩具店，花上20美元，并把你买的所有的玩具都放在会议室里。那些玩具可以解救肩负着沉重压力的人们，并激发人们的创造力。我发现当人们在玩着什么东西的时候，当他们把自己的身心更多地投入到他们所做的事情里的时候，他们就变得更有创造力。

    我之所以在此闻名，就是因为我包里的这些会议玩具，它们总是摆在我的手边。去年夏天的一天，我与一个由领导组成的团队一起工作。开会之前，我做的第一件事就是给每个人发两个玩具：一个网络会议鼠标垫，一个可以在手里摆弄的小皮球。这些领导们在整个会议中都玩着这些东西。有个很有趣的现象：第一个人说的话可能别人不喜欢，然后第二个人就把球扔到桌子上，球会跳来跳去，在场的每个人都会放声大笑。

    要说一句，这些领导们在平时的工作中都是一本正经，从来都不苟言笑的。一周以后，我来到同一个房间，以一个观察者的身份，看着这个团队。人们走进来，围着桌子坐下，而当这个会议就要开始的时候，一个家伙突然说：“稍等，我们还不能开始。”然后就跑了出去。过了不久他回来了，手中拿着他的小皮球！

    反对刻薄

    如果你苦于提升会议的质量，你就要向别人请教。在每一个会议即将结束的后5分钟里问一些简单的问题：在这个会议上我们都做了什么有益的事情？我们还要避免一些什么样的事情的发生？我们还依然保持着什么坏习惯吗？

    写下人们的答案，然后看看下一次有没有改进。这个笔录还是制定纪律的一个根据来源。

    但是不要做得过分，良药虽好，但物极必反。对于提升会议质量如果你表现过激，不久你就会变成一只恐怖的怪兽：“哦，不！那个家伙主持这个会议，这次他又想做什么？”所以，巧妙的点子也要巧妙地用.