无论大小项目，其管理都是不同的，管理一个项目包括管理分布在世界各地的需要共享给整个团队的成百上千的文档。这确实是一个非常大的挑战。在这里我要介绍一个我的一个客户是如何利用一个基于网络的项目管理系统来面对这种挑战的。
两年前，一个排名世界前20名的国际化的建筑公司赢得了一个价值15亿美元的为期两年的合同，这也使这家公司面临了很大的机遇与挑战。
我的这位客户需要管理超过700，000个文档，包括图纸，备忘录，规范，质量手册，购买合同，各种发票，网站建设，随机事件，标准等等。这些文档需要及时地存储，处理，更新。
全面地追踪对时间敏感的事件，像需求信息(RFIs)和 submittals, 这些都是要求成员们及时响应处理的内容。
一个审计追踪检验一次通信的发生（发送/接收），这也是命令式契约化的需求。
安全稳健的文件提交（比隔夜的发送快很多）也是关键。
一个最大的挑战就是用消除两个团体之间传送的延时来达到加速单位周期的目的。
项目有一个完全分布式的团队。工程师在欧洲，客户在中东，供应商遍布全世界，建筑项目位于深入沙漠600公里的地方，使得后勤保障成为一个很大的难题。
我们的需求
我们需要一个可靠的，廉价的并且几乎瞬间可以到达任何地方的项目管理信息中心仓库。总的来说，我们需要一种能够跨时间，跨空间的管理项目的能力。“使分布于全世界的人们坐在一起工作”如果没有共享的存储以及同步的控制，这是不可能达到的。
评价项目的特征
为了达到目的，我们为提议的解决方案定义三个鉴定的条件。它们是：:
连贯的结构
整合性
可升级
所有的项目包括组织中的高级职能都需要一个共享的统一的数据定义和结构。整个团队必须对各种行为的关系，耗费，资源有一个共同的认识。使项目可以使用这些共享的资源是至关重要的。在这样的结构下，各个单独的项目在这样的具有统一数据库的结构下很容易进行比较和总结。没有统一的数据库，管理者不容易总结项目中的细节，也不容易对项目进行同步的，有效的全球化的管理。
一个通用的结构使得整个团队能够从一个具体的项目中使用不同的软件包找到自己需要的工作信息。然而对于繁多项目有效的管理需要对分散的信息进行无缝的综合。从整体上看是没有独立项目存在的。从一个项目中释放资源所需的延迟会影响到其他使用到这个共享资源的项目的时间表。消除这种冒险需要综合所有不同的时间表。基于网络的项目管理系统解决方案使组织中的管理们整合所有的项目。它也使管理者们不在现场也能定义各个项目之间的关系。
不同的项目在大小，范围，形式上都是不同的。一方面讲，有些项目是十分庞大的。这些项目需要全面的计划以及持续的状态报告。它们也需要频繁的分析来满足管理和解决问题的需求。另一方面，小一些的项目总体需求上讲，项目的计划以及报告要少一些。基于网络的项目管理系统解决方案在大小，范围，形式上都有可升级的余地。另外它还可以根据项目经理的需求，管理技巧改变。
最小功能需求
我们使用车间，论坛以及各种调查来收集文档，分析并且对基于网络的项目管理系统区分优先次序，这些需求包括有能力做：
●在合适的时间地点，向特定的组员提供正确的信息。
●以电子文档的方式完成第一阶段的任务，消除纸张的损耗以及分发手册所需要的时间。