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项目管理方法在歌利来M3ERP实施中的应用(一) | |||||
作者:佚名 人气:348 全球最全的财富中文资源平台 |
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在西方发达国家,项目管理的应用已十分普及。因为它的理论与应用方法从根本上改善了管理人员的运作效率,所以项目管理已从最初的国防和航天领域(如“曼哈顿计划”、“阿波罗登月计划”)迅速发展到目前的电子、通讯、计算机、软件开发、建筑、制药、金融等行业甚至政府机关。据 PMI(Project Management Institute,美国项目管理学会)介绍,现在甚至连美国总统的每次出访计划都要求按项目管理的方法来安排。 第二, 合同中定义的实施周期与项目目标范围常常有冲突。例如,合同中约定需要实施包括资金流在内的全部模块,实施周期定为三个月。初步了解工厂规模较大,运作流程较复杂,一般这种情况客户方一定要对内部实施资源做出特别安排和相当的倾斜,但合同中并未做类似约定(或只是一带而过,并没有实质约束)。出于激烈的市场竞争和销售的需要,这种例子屡见不鲜。这种时候,实施人员往往只能长叹一声,早早准备面对严重超期的结果。 第三, 书面合同外往往还有相当数量的口头承诺。这一类往往是一些细节或模糊条款,合同签订时,在双方融洽的气氛中可能被书面遗漏掉(也不排除销售顾问有意“遗忘”的可能)。但在实施过程中,这些条款被客户方渐次记起并被要求履行。如果对成本影响不大,实施顾问在得到SALES确认的情况下,会勉强地执行,但如果造成影响较大,这类问题就非常可能导致双方僵持甚至项目搁浅。即使最后勉为其难地做了,也往往造成项目严重超期及(或)成本严重超支。 以上种种情况都可能严重影响实施的正常进行及项目目标的达成。在歌利来公司ERP实施管理知识库中给出以下解决方案。 首先,在项目交接表中,增加“口头承诺及其他约定”一栏,由销售顾问填写清楚,并设“面谈记录”一栏,由实施项目经理填写,对以上及其他交接事项进行书面确认,作为范围管理的原始文件。 其次,在项目开始时,要求实施团队根据实施任务书建立项目范围管理文件,在此文件中对实施范围进行定义,对实施任务书中每一项可交付成果给出尽可能明细的、更容易沟通和管理的单元,在提交项目实施方案书及进度计划书的同时提交项目范围确认书,对范围进行正式的确认和认可。 再次,制订范围变更管理程序,并在项目前期取得客户认可,在其中约定变更申请的提交和审核、变更成本核算、成本分担的原则等,当发生不可预测的变更时,双方依循此程序可以迅速有效地达成变更共识。 而对于第二种情况发生时,双方只能在缩小实施范围、延长实施周期及追加实施资源(费用)三者间进行取舍,这时候,项目团队必须根据客观现实做出自己的判断,形成自己的最佳方案并在项目实施方案书、项目进度计划书及项目范围确认书中充分体现。也许这时候的确认过程是痛苦的,但装鸵鸟的代价却可能是双方最终都无法承受的。 歌利来数据库中也积累了相当的此类经典案例,在此仅取一例。 某美资公司是华为、中兴、SIEMENS等大型通信设备供应商的重要分包商,其总部在美国加州,三个制造工厂分别位于香港与中国大陆的广州和深圳。其ERP项目是在考察了华南地区各供应商后最终选定了M3ERP,合同中定义了相关站点数和包括了物流、计划流、资金流在内的全部模块,实施周期为三个月。但合同中并未列明实施区域,除了深圳工厂外是否包括其他三个地方? 项目交接时,销售顾问传达的信息是,其他几个工厂未包括在本次实施范围内。据此,实施团队提交了项目范围确认书,却遭到客户方的质疑:深圳工厂的所有物料基本资料(包括编码、BOM)都是由美国公司工程部审核并批准,同时大部分原材料由美国公司代购,因此双方的库存信息及物料需求必须在同一个系统中完成。由此引发出几个新问题:第一,位于不同区域工厂间,系统共享如何实现?第二,现在美国公司势必涉入,但涉入的深度怎样?第三,项目周期与成本是否需要变更? 带着这三个问题,项目团队与客户高层相关负责人员进行了反复讨论,首先他们能明确肯定的是周期一定不能变,因为这个项目是他们一个大客户的供应商强制审核条件,当时离最后期限只有三个月的时间了,对于第一个问题,M3ERP本身支持不同厂区间共享数据服务器,但需要基本的硬件支持(如VPN和FIREWALL),这就需要追加一定的成本,最终双方确认了硬件到位的时间。双方争议最大的是第二个问题,客户坚持由其从美国抽调相关人员到深圳接受培训,要求两边同时上线。 根据调研结果,尽管物料编码不用重新整理,但BOM的架构必须重新设计,加上审核与批准涉及两地作业,实施项目组认为在三个月内两边同步上线是非常难以完成的,这需要客户公司内部大量的资源投入,根据三个月完成的假设,实施项目组列出了详细的资源要求清单,及一定会对日常作业影响到的幅度和可能的后果,再三权衡后客户方不再坚持,转而研究M3ERP实施项目顾问提供的两个方案:第一种,仍由美国公司派出工程人员在深圳参加培训,同时与深圳工程人员一起整理BOM,在深圳完成审核批准作业;第二种,缩小BOM整理范围,先将目前在用及三个月内有预测需求的机种BOM整理完成,其余部分按制订计划和程序陆续完成,美国人员的培训和应用指导可以在实施完成后由深圳工厂派出相关人员进行。经过比较和中层干部会议讨论后,他们最终选择了第二种方案并在实施方案书和项目范围确认书上签字认可。 事实证明,此项目最后得以在三个月周期内高质量完成与以上在项目开始阶段就对实施范围进行严格定义与确认是紧密关联的。 |
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