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雇主与雇员指引如何处理减薪及裁员

作者：佚名     人气：244    全球最全的财富中文资源平台
　　前   言

　　去年发生的亚洲金融风暴，导致香港进入艰难的经济调整期。对香港造成极大的打击，经营环境因而急剧逆转。为了恢复大众的信心，政府已采取一系列短期和长期措施，以刺激经济增长和舒缓事业情况。

　　在目前的经济气候下，愈来愈多雇主面对沉重的压力，需要降低经营成本，以维持业务。然而，绝不应先考虑减薪或裁员，应先考虑其他可行的方案。雇主只应在迫不得已的情况下才考虑减薪或裁员。至于那些业务尚好的公司，仍应视乎业务前景，奖励表现良好和生产力高的个别员工。

　　香港能保持繁荣兴盛，和谐的劳资关系是关键所在。在这重要时刻，雇主和雇员更应在逆境中维持良好的劳资关系，携手合作，共渡难关。

　　由于经济放缓，不少雇主深受影响，迫不得已要减薪或裁员。本指引的目的，是向他们提供意见。综括来说，雇主应该：

● 开心见诚，与雇员坦率磋商，平心静气，共同找出解决问题的方案；
● 以书面给予雇员合理的通知期，让他们决定是否接纳减薪建议，通知期长短视乎个别机构情况而定。但无论如何，雇员应有七至十四日考虑；
● 向雇员保证，当公司的业务好转时，会作出适当的工资调整；以及
● 向雇员保证，若业务继续恶化，需要考虑裁员时，遣散费会按雇员减薪前的工资计算。

　　本指引同时就就减薪或裁员问题向雇员提供意见，面对这种情况的雇员，应向那些和他们关系密切的人，如家人、同事、职工会征询意见。

　　在目前经济不景的时候，雇员应该谅解雇主的困难，与他们忠诚合作，共渡时艰。
劳工处随时愿意提供协助。倘若你的公司需要考虑减薪或裁员，请尽早通知本处劳资关系组的同事，以便为你提供服务。

　　在过去，香港经历了不少挑战，每次挑战过后都使我们更坚强及更有活力。我们必须对香港的未来充满信心。我深信如果每个香港人都能尽其本分，同舟共济，我们必能克服这场经济风暴。

劳工处处长韦玉仪

第一节 代替减薪和裁员的其他措施

　　1.1 本节提供一些实际可行措施去代替减薪和裁员。香港一些雇主已成功采用这些措施，去增加生产力和削减开支，而无须采取减薪或裁员的行动。

雇主可考虑的措施

　　1.2 雇主可以考虑采取下列措施：

　　人力资源管理方面的措施
　　• 以自然流失、自愿离职和自愿退休计划来减少薪酬开支。
　　• 借此机会训练雇员和提升他们的技能，以提高生产力和应付新的需求。
　　• 调配现有人手至新设的职位，视乎需要而提供训练。
　　• 暂停招聘员工。
　　其他增加收入或节省成本的措施
　　• 盘查和尽量削减机构内各单位的开支预算。
　　• 与供应商磋商降低成本。
　　• 从公司整体运作实行节约，减低经营成本，包括减少用电、影印和精简办公室程序。
　　• 寻求更经济的方法来宣传或推广产品。
　　• 尝试发展新产品或发掘新市场。

雇员可以怎样帮忙

　　1.3 雇主必须开心见诚向雇员解释业务的困难，争取他们的支持和合作，削减开支。雇主向协商委员会、员工协会或机构内职工会咨询，也是十分重要的。不要随便屏弃或轻视雇员的建议。表面看似是粗略的建议也可能包含宝贵的意见。由前线员工提出节省人力和其他方面建议，是最切合实际情况的。


　　1.4 此外，还可考虑下列措施：
　　• 成立由员工参与的节省成本委员会。
　　• 建立雇员参与的意识，并鼓励他们提供意见。
　　• 奖励提出有效建议的员工，及定期举行颁奖礼。
　　• 如公司业务逐渐放缓，鼓励员工放弃应得的有薪假期，并保证他们于放假后仍可重回原来的工作岗位。

第二节 当减薪无可避免时

雇主应该怎样做

　　2.1 在无可避免要考虑减薪时，雇主最好与员工进行坦率诚恳的磋商。你应该知道，如不与员工坦诚商讨，结果往往会引致严重的劳资纠纷。雇主应向所有雇员作出呼吁，取得他们的信任，争取他们的支持。此外，雇主也应对员工表示关怀，认同他们对机构的发展，起着重要的作用。

　　2.2 如机构内已设有协商委员会、员工协会或职工会，会有利于与员工进行讨论和协商。如没有的话，趁此机会设立这类机制，以便日后进行更有效的沟通。如需协助，请与劳工处劳资协商促进组联络。（参见4.3）

　　2.3 要采取减薪行动，你必须取得雇员的同意。未得到雇员的同意而单方面采取减薪措施，即属违法。同样地，减薪措施不能有追说朔力，否则也是违法的行为。

　　2.4 此外，未得到雇员的合作和同意而单方面减薪，会对员工士气、生产力和服务素质造成不良的影响。

重要事项

● 如需减薪，请尽早向区内劳资关系组的劳工事务主任征询意见。如减薪行动处理不当，可能会引起误会和纠纷。
● 与员工进行商讨时，切勿采取“不容讨价还价”的态度，而应有商有量。公司情况可能十分困难，但你应该明白，员工及家人的生计亦会同时受影响。
● 在咨询高层管理和基层人员的意见后制定建议，并将建议清楚记录，准确地向员工传达。
● 向所有管理人员简介减薪措施，使管理层的每个人都完全明白有关情况。
● 必须灵活变通，耐心与雇员商讨，以免他们产生误会，向他们解释是在经济困难下，迫不得已才考虑减薪。同时，要给予雇员充分的时间考虑你的初步建议。
● 聆听雇员的意见，了解他们的反应。
● 向雇员提供一系列的方案或组合方案，例如减少部分福利或减低超时工资率，借以减少减薪的幅度。
● 考虑在建议中加入正面的措施，包括一些奖励计划，以奖赏增加生产力或改善效率的雇员，及提出节省开支办法的雇员。
● 尽量协助个别受减薪影响最大的雇员，例如那些无力支付按揭供款的雇员。

采取下列建议，磋商时会更为顺利

● 尽量避免采取划一的减薪幅度。让高层人员以身作则，接纳较大的减幅。在可行的情况下，豁免低薪雇员的减薪。
● 定期检讨机构的业务表现，例如每三到六个月检讨一次，以及在情况好转时作出适当的工资调整。
● 以书面给予雇员合理的通知期 ，让他们决定是否接纳减薪建议，通知期长短视乎个别情况而定。但无论如何，雇员应有七至十四日考虑。
● 向雇员保证，如机构的情况继续恶化，一致必须考虑裁员的话，遣散费会按雇员在减薪前的工资水平计算。
● 为表明雇主的诚意，雇主应向雇员书面保证。


雇员应该怎样做

　　2.5 雇员应该雇主的困难，尤其是正直经济衰退的时候。如雇主在采取其他办法后，仍无法避免减薪的话，你应该理解当前情况，和雇主一样面对困难。

　　2.6 在面对减薪建议时，你应该知道雇主未经你同意，不能单方面减薪。你也该知道，如雇主未经你同意，坚持减薪，会触犯《雇佣条例》。

重要事项

　　2.7 你在考虑减薪建议时：

● 应清楚了解减薪建议的细节。如有疑问或需要更详尽的资料，应要求雇主澄清及解释自己的困难。
● 如你有其他建议，便应透过所属协商委员会、员工协会或机构内的职工会提出。如公司内并无设立这些组织，你可向直属上司或雇主反映意见。
● 在决定是否接纳减薪建议时，应考虑下列因素：
▲ 减薪的幅度及其对其他福利的影响；
▲ 你的个人情况；
▲ 可找到另一份工作的机会；以及
▲ 雇主的业务前景。

　　这是一项重要的决定，你应和关系密切的人，如家人、同事、职工会等商量。劳工处也乐意随时为你提供协助。
▲ 你签署的任何减薪协议，都会有法律效力。你应尽量要求雇主作出保证，在业务好转时，会作出适当的工资调整，或在裁员时会以减薪前的工资水平来计算遣散费。
▲ 如雇主未经你同意，仍单方面执行减薪建议，你应向劳工处劳资关系组就近的办事处投诉。

第三节 当裁员无可避免时

雇主应该怎样做

　　3.1 裁员是一件十分严重的事。如别无选择，你必须仔细考虑一些极为重要的因素。首先考虑是，一旦裁员，不但被裁员工的生计和将来的生活成问题，靠他们供养的家人都会受到影响。

　　3.2 你除了考虑情理上的因素外，还需根据市场的情况，检讨目前和将来的人手需求。雇主应该定下裁员目标，裁员人数，应愈少愈好，同时要考虑的是，这次裁员应该是一次过的行动，并应再三向留任的员工作出保证，在短期内不会再裁员。

　　3.3 另一个重要的因素是，当你考虑裁员时，应该认真做好事前的准备功夫，以确定裁减某个百分比员工的费用。在计算有关费用后，你甚至可能改变初衷，而采取本指引前两节所建议的减低成本措施和其他办法。

　　3.4 然而，如你经过深思熟虑后，仍认为裁员是唯一可行的措施，便需与协商委员会、员工协会或机构内职工会进行坦诚而公开的讨论，充分向他们解释公司正面临的困境。

　　3.5 你尤其须要与受影响的雇员及其代表作详细的商讨，包括计算终止合约补偿的细节等。

　　3.6 在商讨这些问题时，你必须保持耐性及关怀的态度。裁员会令人情绪激动或紧张，在这种情况下，你必须表现出谅解的态度。

重要事项

● 裁员的准则应该是公正无私，不带惩罚或歧视的成分 。一般来说，你可以用服务年资、工作性质、职业技能和有关因素来作为裁员的准则。
● 终止雇佣方案所给予的补偿，不得少于《雇佣条例》和有关雇佣合约所订的条款。
● 为舒缓裁员的打击，以及显示对被迫转业的雇员予以大力支持，你也应体恤雇员，发放特惠款项。
● 不论最后决定发放的款项是多少，你须向每名被裁减的雇员清楚解释各项细节和计算款项的方法。
● 同时，被裁减的雇员应该获发一封附有公司信头的推荐信，证明裁员是由于所不能控制的情况所致，与员工的工作表现无关。

● 一旦机构内的情况回复正常，在将来招聘员工时，所有曾被裁减的雇员会获得优先考虑。

支持和关怀被裁雇员的其他方法

● 在一段合理期间继续发放各项津贴，如房屋津贴/贷款、教育津贴等。
● 如被裁的雇员现正居于公司宿舍，雇主应顾及雇员在失去工作后，还须放弃宿舍，而要面对的双重打击和困难。雇主应给予雇员一段合理的宽限期，让他有机会喘息。然后才收回宿舍。
● 向被裁的员工提供辅导和其他形式的援助，以协助他们早日觅得新职。由于事出突然，雇员未必能立即明了各项安排的详情，你应该为他们设立电话热线，并安排资深人员耐心解答裁员补偿或其他款项的计算方法的问题，及告知他们如何取得其他协助。
● 切勿把纯因工作表现欠佳而公司拟辞退的员工列入是次裁员名单内；虽然一家已亏本的公司不应该再雇佣这些工作效率差劣，表现又未符水准的员工，但这些员工应该循其他途径处理。

　　3.7 裁员行动完结后，各人的难受心情也不会顿然消失。不单遭裁退的员工会感到难过，就是留任的员工也同样会感到难受。不论事情的实际情况如何，一些留任的员工可能会觉得他们从前对公司的信任是徒然的。

　　3.8 你应小心处理公司与雇员的关系，在裁员行动后，当你接触员工、员工协会和机构内职工会时，必须更小心谨慎，关怀体谅。你不但需要保持员工的士气，还应尽量消除他们的不满和沮丧，以免影响公司的生产力和服务质量。

　　3.9 当业务开始好转时，你应该尽量重新聘用曾被裁退的员工。

被裁雇员应该怎样做

　　3.10 如果你获悉会被辞退，你应该采取下列步骤来保障自己的利益：

● 清楚确定你在《雇佣条例》和雇佣和约下的权利和利益。终止合约补偿通常包括薪金、代通知金（如果并无预先通知）、按比例计算的有薪年假、法定假日薪酬和按比例计算的年终酬金；如果你受雇已达两年以上，还可享有遣散费。
● 如果你对自己的 有任何疑问，特别是雇主如削减或甚至拒绝付给终止合同补偿时，你应该前往区内的劳工处劳资关系组办事处求助，作出投诉，或索取有关应得补偿的金额和计算方法的资料。你也 咨询所属职工会的意见。
● 前往劳工处本港就业辅导组设立的就业辅导中心，求职。
● 趁次机会参加由雇员再培训局、职业训练局和公开大学等机构举办的课程，借以提高你的技术水平和资格。

　　3.11 换言之，最少就目前的情况来说，你可能要接受较低的薪酬，到较远的地点工作，甚至要适应新的工作模式。愿意接受这些条件的被裁员工会较早觅得工作。

第四节   劳工处为雇主和雇员提供的服务

　　4.1 劳工处为雇主和雇员提供下列服务。

劳资关系组
　　4.2 劳资关系组为雇主和雇员提供调节服务，以协助他们解决劳资纠纷和索尝要求。除此之外，该组也就雇佣条件、《雇佣条例》的条文和的雇佣措施等事宜提供意见。雇主和雇员如欲寻求协助，请与该组的分区办事处联络。

劳资协商促进组
　　4.3 劳工处已设立了劳资协商促进组，为雇主及雇员提供咨询服务，以及就双方自愿协商事宜提供协助。该组地址为铜锣湾轩尼诗道500号与利中心西翼5楼；电话：2121 8690；传真：2121 8695。

本港就业辅导组
　　4.4 本港就业辅导组透过十个就业中心，免费协助雇主招聘雇员，以及为求职人士提供就业服务。

劳工处的24小时一般电话咨询服务
　　4.5 如对《雇佣条例》的条文、就业辅导服务的资料和其他有关劳工的事宜有任何查询，请致电2717 1771。
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