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| 提升效率的好习惯 | |||||
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作者：佚名 人气：163 全球最全的财富中文资源平台 |
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我一直都在抱怨时间。忙的时候觉得时间太少，闲的时候又觉得时间太多。 ——夏绿蒂女王（Queen Charlotte）1796～1817年 在更短时间内做完更多事情的这种能力，可不是奴隶制度下才存在的事，而是看你自己想不想要拥有这种能力。不管你要不要拥有这种能力，每天你还是有一大堆事情要做。如果你能更有效率地把事情做完，就能多留点时间给自己，可以随意地看看报纸、陪孩子玩、慢跑一下或弹弹钢琴。 制作待办工作清单 有生产力的员工都有自己的时间表，也会照着时间表来做事。不过，根据《竞争优势》 (The Competitive Advantage) 期刊上的一篇文章指出，半数以上的员工没有替自己每天的工作，安排时间表。 如果是这样的话，大家怎么会了解自己手边工作的进展状况？聪明的人就该把一天分成几个部分。虽然以每刻钟或上午、下午做划分单位是不错的方式，但我建议大家以小时为划分单位。在纸上写下每小时内要做的项目事项。 可以依自己的喜好，一大早或是前一天晚上做这件事，但记住，这可是每天都得做的事。把每天的时程表贴在墙上，或是黏在靠近书桌的板子上，这样你就能常常看到它。 虽然我可能一天当中，得花上不只一个小时的时间在特别的项目上，不过我还是可以在不同的时段中把它做完。反正，你自己决定该怎样安排时间。 有了工作时间表，你就可以在一天中，查阅时间表来保持工作进度。如果这些工作的优先级有所改变时，你可以改变时间表，但别忘了要注记下来。把时间表更正后再黏到板子上。你也可以把时间表输入计算机软件的行事历中，这样一来，更改时间表就变成不费吹灰之力的小事。 为什么以小时划分每日工作，成效会这么好呢？正因为这种作法，让你觉得每小时都是截止期限，你得在这个小时内把事情完成。巴金森 (C. Noarthcote Parkinson) 在其所着的《巴金森法则》 (Parkinson’s Law) 中，写下这段话：「你有多少时间完成工作，工作就会自动变需要那么多时间。」如果你有一整天的时间可以做甲项工作，你就会花一天的时间去做它。如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。 只要你不会错过工作的截止期限，你就可以更改时间表。有些时候，我曾依据截止期限和突发的构想，在一天当中更改时间表二到三次。其实，只要你有计画、能掌握截止期限，有足够的时间完成每项工作，你就能在想做什么事时先做那件事，这样就能让自己的效率大增。 必备的三种待办工作清单 在我个人的生产力系统中，最重要的关键要素就是：在计算机中存放一些清单档案。其实，我有许多清单，所以我在计算机里开了一个名为「清单」的数据夹，可以从中随时清楚地掌握各项清单。利用这种方式，我能确定每天检视过的工作清单，已把我所要做的每件工作都列在其中。 制作清单这个构想很简单，但成效却相当好。有些人把利用清单的功劳，归功在管理顾问先驱李艾维 (Ivy L e) 身上，因为他是率先把清单正式运用在时间管理系统的人。 在一九○○年代初期，伯利恒钢铁公司 (Bethlehem Steel) 总裁史瓦布 (Charles Schwab) 抱怨着时间太少、工作做不完。他花掉大部分的时间应付细节和一些不重要的事，根本就没时间去思考更重要的事。他向李艾维请益该怎么做，才能解决此困境。 李艾维把一张白纸递给史瓦布说：「把你明天要做的最重要事项记下来。从明天早上要做的第一件事开始写，明天你就得从第一件要事开始做，做完之后才做第二件事，以此类推。如果你没有按照时间表，完成每一件事，可别担心。至少你在做重要性较低的事情以前，会把最重要的事情先做完。」 这位钢铁公司的总裁试过李艾维建议的方法后，觉得这个方法太有效了，就向同事大力推荐。当史瓦布问李艾维该付他多少钱时，李艾维回答说：「你认为我提出的构想值多少钱，就付我多少钱。」据说，史瓦布后来把一张面额二万五千美元的支票（在当时可算是一笔巨额款项），寄给李艾维当做顾问费。 甘乃迪 (Dan Kenneday) 在其所着的《企业家该知道的时间管理》 (No B.S. Time Management for Entrepreneurs) 一书中提到：「如果你觉得清单这种作法令你受限，但很快你就会学到，只要熟悉清单的使用方法，便会发现这种作法其实弹性很大。你在纸上写得愈详细，就不必花力气记得那么多东西，也就不必担心太多。这么一来，就可以空出一些心思，好好想想更重要的工作。」 每天早上我一进办公室就打开计算机。在检查完电子邮件后，我会打开清单资料夹，让我知道今天该看哪些清单，该检视哪些清单，再开始一天的工作。 在我的清单资料夹中，最重要的档案就是待办清单文件。我自己有几个项目待办清单及长期待办清单，不过，最重要的是我的每日待办清单： 1.每日待办清单。每天我会把当天应做的事项输入清单中，并把每日待办清单列出，提醒自己当天该做什么事。从这张清单中，我设计依小时为单位的时间表。我每天都会更新这张清单。我喜欢工作，也花相当长的时间工作，所以我接了许多令我感兴趣的项目。不过，我会量力而为，不会接太多案子让自己忙不过来，因此，我就能赶上每件案子的截止期限。 2.项目待办清单。我另外用一个档案，放入我目前正在进行的所有项目，并把每项项目的截止期限输入其中。我每周检视几次这项清单，利用它来确定自己每日待办清单，已把所有需立即做完的必要事项都列进去。 3.长期待办清单。这项清单中包含一些我想做、但目前还未签约的项目，因此，就不须要指定项目的截止期限。我大概是每周检查一次这项清单，通常每周我会花上几小时的时间，做做清单上最令我感兴趣的项目。 这种简单的方法真的能奏效。本书所介绍的方法都很简单、实用，所以你可别因为方法太简单或是太容易落实，就敷衍了事。德士古石油公司 (Texco) 执行长拜乔 (Peter Bijur)说过：「不管是在组织内或职责上，一旦开始引用一些复杂的东西，处理事情的困难度就会更高。」对此说法，我个人深表赞同。 外，我也赞同男士美发俱乐部 (Hair Club for Men) 执行长史柏林 (Sy Sperling) 的说法：「简单的解决方案就是最好的解决方案。」 |
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